La oficina-hotel: una oficina flexible y con servicios que se paga según la necesidad.
En un momento en el que las formas de trabajar evolucionan rápidamente, el sector de las oficinas debe adaptarse sin falta. La crisis de valoración que vivimos pone de manifiesto dos grandes retos: la transformación de los usos y la caída de la tasa de ocupación. Este contexto inédito exige soluciones innovadoras para revalorizar los espacios de trabajo. Entre flexibilidad, modularidad y activación de servicios, descubre cómo las oficinas pueden convertirse en hubs sociales dinámicos y eficaces.
Hace apenas una decena de años, las empresas estaban sistemáticamente encadenadas a arrendamientos 3/6/9, lo que provocaba una infrautilización costosa o una sobreutilización penosa de las superficies de oficina.
UNA CRISIS DE LOS USOS…
Observado desde hace varios trimestres, el inmobiliario de oficinas atraviesa una profunda transformación, acentuada por la crisis de valoración. Dos elementos principales son sus subyacentes: una crisis de los usos y una crisis de la ocupación.
En primer lugar, los usos. Históricamente, la “oficina” designaba el lugar físico al que uno acudía para trabajar de 9 a 18 h. Hoy, con la adopción masiva del teletrabajo por parte de casi el 65% de los trabajadores franceses (fuente: TelusUnique 2024), esa concepción cambia.
Los empleados realizan las tareas de producción en casa. En la oficina, por el contrario, se concentran en actividades de socialización y de colaboración. Para ello, ya no necesitan simples “open spaces”, llenos de mesas individuales, sino un “hub social”, una colmena dinámica donde los encuentros y las interacciones son lo primordial.
La palabra “bureau” parece, al final, cada vez peor elegida en nuestra bella lengua francesa. En su origen designaba un elemento de mobiliario, y hoy el término está muy alejado de este lugar más estratégico que nunca para nuestras empresas.
…HACIA UNA CRISIS DE LA OCUPACIÓN
La ocupación de las oficinas también experimenta un declive significativo.
En Île-de-France, las instalaciones de empresas en oficinas disminuyeron un 8% en 2023 según Immostat, con una tasa de vacancia del 8,4%.
Pero detrás de lo que podríamos llamar la vacancia de “nivel 1” (¿están alquiladas las superficies o no?), es de la vacancia de “nivel 2” de la que deberíamos hablar ahora: ¿están correctamente ocupadas las superficies alquiladas o no? Porque detrás de esa vacancia se esconde la vacancia de nivel 1 del mañana.
Las estadísticas son alarmantes, según un estudio de CBRE de 2023:
Una tasa media de ocupación de las oficinas del 45% y una tasa de ocupación superior al 60% en solo el 12% de las empresas de más de 5000 empleados. Además, el 50% de las empresas busca un equilibrio oficina / trabajo para sus empleados.
Sin embargo, sería fácil caer en un escollo: si la ocupación es solo de la mitad, ¿para qué tener esa segunda mitad de oficinas inútiles? Como esta tasa media de ocupación del 45% es, por definición, una media, reducir a la mitad las superficies de oficinas no resultaría ser una solución duradera. Porque detrás de la ocupación, lo que parece estar en juego es la capacidad de seguir acogiendo a los equipos, así como toda la experiencia del empleado durante los picos de afluencia.
VARIACIONES INTRAWEEK COMPLEJAS
La constatación de los Directores Inmobiliarios (entregable ADI mayo de 2023)
Hay que ir más allá de esta tasa media de ocupación del 45% y bajar al nivel de la semana para detectar las variaciones llamadas "intraweek". En efecto, son ellas las que representan un reto mayúsculo para los gestores de parques inmobiliarios.
Cuando el 50% de las superficies está ocupado dos días por semana, el 50% restante representa un coste enorme para un tiempo de uso muy escaso. Por cierto, el 43% de los empleados va a la oficina principalmente para ver a sus compañeros (Comet x YouGov 2023).
Sin embargo, reducir la superficie a la mitad tendría impactos nefastos: degradación de la experiencia del empleado, descenso de la afluencia e impacto en la cultura de empresa.
Las variaciones intraweek en forma de curva en "M" ilustran la complejidad del uso de las oficinas hoy en día, frente a una alternativa aparentemente simple: conservar una segunda partida de costes de la cuenta de resultados que sea estructuralmente poco eficiente (el statu quo), o reducir significativamente esas superficies y por tanto el coste asociado, decidiendo entonces dejar de acoger a los equipos cuando desean reunirse y obligarlos a caber en una capacidad ahora limitada. Ahora bien, se perfila una tercera vía.
En lugar de reducir drásticamente la superficie, las empresas pueden repensar la distribución y el uso de sus espacios para hacerlos más flexibles, más adaptables a las necesidades fluctuantes de los empleados. Buscando salir de la alternativa maniquea entre la rigidez de los arrendamientos y la flexibilidad de las soluciones de oficinas y salas de reuniones bajo demanda. Conjugándolas para obtener lo mejor de los dos mundos.
UNA SOLUCIÓN: LA “OFICINA-HOTEL”
Ante este dilema entre rigidez y costes significativos, la “oficina-hotel” parece emerger como una solución híbrida que combina arrendamientos largos y alquileres flexibles.
El 42% de las empresas desea ahora arrendamientos flexibles en los que solo se paguen los espacios realmente utilizados (CBRE 2023). Esta demanda se explica por el escaso uso semanal de las oficinas tradicionales.
La visión central detrás de este concepto de “oficina-hotel” remite a la esencia misma de la utilidad de la flexibilidad: esta está hecha para acompañar necesidades no permanentes, inciertas, de corta duración o sin verdadera visibilidad. Lo que no ocurre con el 100% de las superficies de oficina que un actor necesita, sea cual sea su industria o su tamaño.
La “oficina-hotel” conjuga espacios alquilados de forma duradera en forma de arrendamientos a largo plazo con una oferta flexible en el mismo emplazamiento. Al conservar el 50% de las superficies en arrendamiento clásico, las empresas aseguran la estabilidad de sus necesidades futuras. Las previsibles, con un nivel de certeza muy elevado y que, por consiguiente, pueden permitir la firma de un arrendamiento de larga a muy larga duración. El 50% del consumo restante está estructuralmente marcado por una fuerte incertidumbre en la previsibilidad de la necesidad y/o un número limitado de ocurrencias de su ocupación. Estos espacios son flexibles y modulables (oficinas bajo demanda/coworking alquilados unos meses o un año, salas de reuniones bajo demanda para unas horas o una jornada...), según las necesidades puntuales, y con la intensidad de servicio necesaria caso por caso (oferta llave en mano, restauración para eventos, acompañamiento tech, conserjería, etc).
Ejemplo de un edificio “oficina-hotel”:
- Plantas 9 y 10: alquiler de corta duración (12-24 meses) en coworking
- Plantas 6 a 8: alquileres flexibles de salas de reuniones/eventos
- Plantas 1 a 5: base permanente en arrendamientos clásicos largos (6-9 años)
Al adoptar este modelo, las empresas optimizan sus espacios, reducen los costes innecesarios y se adaptan a las variaciones semanales, preservando al mismo tiempo la experiencia del empleado y la cultura de empresa.
¿QUÉ VENTAJAS Y PARA QUIÉN?
Del lado de los colaboradores, la ganancia es experiencial. Para empezar, ¡adiós a las oficinas impersonales! La “oficina-hotel”, verdadero lugar de vida, ofrece su hospitalidad cálida y sus espacios dedicados a la colaboración y a la socialización. Sobre todo, se acabaron las jornadas de tensión en las que nadie tiene sitio. Los espacios flexibles, consumidos y pagados únicamente bajo demanda, se adaptan día tras día.
Del lado de las empresas, la ganancia es organizativa y financiera: ajuste sencillo de las superficies según el crecimiento (de un año a otro) o las necesidades del día (adaptación y pago de los espacios según la afluencia), sin preocuparse por las limitaciones de espacio. Flexibilización de casi la mitad de la partida de coste inmobiliario en la cuenta de resultados (sin consumo = sin coste), para un coste global idéntico al del modelo tradicional, o incluso un ahorro neto para el usuario. Flexibilidad y una experiencia del colaborador multiplicada por diez, sin pagar por ello más: lo mejor de los dos mundos.
Del lado de los inversores, la “oficina-hotel” permite generar un sólido EBITDAR gracias a los flujos financieros diversificados: arrendamientos largos, alquileres flexibles que generan más margen, fidelización de los usuarios que han firmado sus arrendamientos mediante una oferta flexible y de servicios inaudita.
UN MODELO ECONÓMICO GANADOR
Financieramente, la “oficina-hotel” se apoya en la flexibilidad y las economías de escala. Las superficies en arrendamiento largo permiten asegurar duraciones más largas en los contratos y alquileres Prime, ya que se benefician de los servicios premium del conjunto. A la inversa, las superficies operadas como oficinas y salas de reuniones bajo demanda pueden representar, para un operador que sabe operar con eficacia, una capacidad de pagar un alquiler muy aumentado por la generación de EBITDA.
Ventaja clave para el usuario, por último: un lugar único donde encontrar todas sus necesidades, o incluso un contrato único que agrupe su arrendamiento clásico y una cartera de superficies flexibles (coworking, salas de reuniones...) Todo ello operado por un actor único, contraparte de la empresa usuaria.
La oficina ya no es simplemente un lugar de trabajo, sino el centro neurálgico de la empresa, un lugar de colaboración y de socialización. La oficina es ahora también mucho más que una partida de costes, sino un producto que se paga por su uso. Al igual que el automóvil, que hizo su revolución hace ya más de veinte años. Es un producto que se adapta a las necesidades de sus consumidores, que por cierto ahora son dos: la empresa usuaria y sus empleados. Al repensar los usos y adoptar soluciones con servicios y flexibles, la “oficina-hotel” permite revalorizar de forma duradera el inmobiliario terciario, contribuyendo a sacarlo de la crisis de los usos y de las valoraciones en la que se encuentra desde la pandemia de Covid19.
Aportar flexibilidad al ladrillo ya no es una opción para los actores que lo poseen, sino una necesidad, so pena de ver pasar esta evolución de los usos de la oficina (como Nokia vio la fotografía digital suplantar a la fotografía analógica, sin apoderarse de ella). Redibujando el reparto del valor y los vínculos -necesariamente aún más fuertes mañana- entre propietario y operador.
Porque ¿quién quiere ver pasar este cambio de paradigma sin desempeñar en él un papel central?
