¿Cómo mejorar la eficacia de una reunión? Descubre los 4 roles que hay que atribuir para asegurarte de que una reunión sea un éxito.
4 roles que definir antes de una reunión
Las reuniones ocupan un lugar cada vez mayor en nuestro día a día profesional, pero no todas son indispensables. De hecho, somos muchos los que sufrimos de “reunionitis”, que tiende a hacernos perder el tiempo. Para asegurar el éxito de una reunión, existen 4 roles clave que repartir: decisor, animador, guardián del tiempo y escriba.
¿20 minutos sin que hayas tomado la palabra? ¿Esta reunión te necesitaba de verdad? Las reuniones son esenciales pero, como todo, no hay que abusar de ellas, si no es simplemente tiempo de trabajo perdido. Existen numerosos consejos para garantizar la eficacia y el éxito de una reunión. Para asegurar el éxito de una reunión, es necesario prever el antes, el durante y el después.
En Comet hemos estudiado la reunión de arriba abajo, ¡nos hemos convertido en expertos en la materia! Comet Meetings, ¿qué es?
Es nuestra oferta de salas de reunión y de espacios modulables para todas tus reuniones y eventos de empresa, con numerosos servicios asociados: servicio de catering, asistencia técnica y sesiones wellness.
Nuestro consejo del día tiene que ver con la preparación de la reunión, y los 4 roles clave que hay que definir antes del comienzo de una reunión.
1. El decisor
¿Sabías que un ingrediente clave para unas reuniones exitosas es tener a un decisor a bordo? Es cierto, tener a alguien que pueda zanjar las decisiones importantes hace que cada encuentro no solo sea más dinámico sino también increíblemente productivo. Imagina: se acabaron las largas horas de discusión sin fin, porque con un decisor, cada punto del orden del día avanza con claridad y eficacia. Es un pequeño truco que nos viene de Lary Page (cofundador de google) y que va a hacer que tus reuniones sean más productivas.
2. El animador
¡Ah, el animador de reunión! Esta persona tiene la misión esencial de hacer bailar las palabras alrededor de la mesa, asegurándose de que cada uno tenga su parte de palabra. Con un toque de ligereza y una buena dosis de firmeza, crea una dinámica de grupo en la que cada participante se siente valorado e implicado. Es todo un arte hacer malabares entre dar la palabra y reencuadrar las discusiones, sobre todo con los que se unen a distancia — sí, esos participantes un poco más silenciosos que, según estudios de Microsoft y de la universidad de Waterloo, tienden a estar menos comprometidos. Un buen animador sabe integrarlos activamente, transformando cada reunión en un verdadero intercambio constructivo. ¡Esa es la magia de una reunión bien animada!
3. El guardián del tiempo
¡Conoce al guardián del tiempo, nuestro héroe discreto de las reuniones eficaces! Inspirado por Jean-Pierre Clamadieu de Rhodia, que pasa la mitad de su año en reuniones. “Pasatiempo”, “Tic-tac”, “Señor Crono”, llámalo como quieras, su papel es esencial para mantener cada tema dentro de los límites del timing. El guardián del tiempo vela también por que los participantes a distancia estén bien integrados, escuchando y reaccionando, transformando así el espacio virtual en una sala de reunión activa. Con un guardián del tiempo competente, cada momento de tu reunión está optimizado para la eficacia.
En Comet, 15 minutos antes del final de la reunión, siempre nos tomamos un instante para recapitular y hacer resaltar los puntos importantes. Eso facilita el reto principal: la toma de decisión.
4. El Escriba
El papel del escriba en una reunión es esencial para garantizar que las informaciones clave no se pierdan. Responsable de la toma de notas, el escriba selecciona meticulosamente las nuevas informaciones y las decisiones importantes, destilándolas en un acta sucinta. Para una reunión de 45 minutos, el objetivo es limitar las notas a unos ocho puntos esenciales. Este resumen permite no solo memorizar las ideas principales sino también comunicarlas eficazmente a los ausentes. Así, el escriba desempeña un papel crucial al capturar la esencia de las discusiones para una referencia futura.
Los roles de decisor, animador, guardián del tiempo y escriba son todos cruciales para el éxito de una reunión. Cada uno aporta una contribución específica que, combinada, crea una dinámica productiva y eficaz. Hacer rotar estos roles regularmente entre los participantes evita la monotonía, y permite también que cada uno desarrolle nuevas competencias y comprenda los retos asociados a cada posición. ¡Y además, la reunión es por fin un momento del día que nos gusta compartir!
