En la mayoría de las reuniones, unas pocas personas acaparan la conversación mientras las demás guardan silencio. No tiene por qué ser por falta de ideas. Aquí tienes seis estrategias sencillas para que, por fin, todo el mundo pueda expresarse sin incomodar a nadie.
Cómo conseguir que hablen quienes nunca intervienen en las reuniones
Seguro que conoce este tipo de reunión. Tres personas intercambian opiniones con entusiasmo, otras dos asienten con la cabeza y el resto de los presentes mira sus notas esperando a que termine. Al salir, una compañera que ha permanecido en silencio durante una hora le hace un comentario muy acertado sobre el tema. ¿Por qué no lo dijo durante la reunión? Y, sobre todo, ¿cómo conseguir que lo diga la próxima vez?
1) El silencio no es desinterés
Este es el primer error de interpretación que hay que evitar. Que alguien no hable en una reunión no significa necesariamente que no tenga nada que decir. Algunas personas necesitan tiempo para formular sus ideas; otras no se atreven a contradecir a un superior; y otras, sencillamente, han renunciado a intentar hacerse un hueco entre dos intervenciones rápidas.
Partir de este principio cambia la actitud de quien dirige la reunión. La pregunta ya no es «¿por qué no participan?», sino «¿qué hay en esta reunión que les impide participar?». Y la respuesta suele tener más que ver con el formato que con las personas.
2) Escribir antes de hablar
Sin duda, es la herramienta más sencilla y eficaz. Antes de iniciar el debate, deje que cada persona disponga de dos o tres minutos para anotar sus ideas individualmente, en una nota adhesiva o en un cuaderno. Este breve momento de silencio equilibra de inmediato las relaciones de poder: quienes piensan más rápido dejan de llevar ventaja, y las personas más reservadas llegan al debate con algo ya formulado.
A continuación, se pueden leer las ideas en voz alta o colocarlas en la pared y agruparlas. En ambos casos, cada participante habrá contribuido antes incluso de que comience el debate.
3) Primero los grupos pequeños, después el grupo grande
Hablar delante de quince personas resulta intimidante para muchos. Hacerlo ante dos o tres compañeros lo es mucho menos. Pedir primero a los participantes que trabajen en parejas o grupos de tres y, después, que cada grupo exponga sus conclusiones aumenta el número de personas que realmente intervienen.
La puesta en común se centra entonces en las ideas del grupo, y no en las de una sola persona. Una protección discreta, pero valiosa, para quienes temen exponerse.
4) Enviar los temas con antelación
Una reunión en la que el orden del día se conoce al entrar favorece inevitablemente a quienes piensan rápido y en voz alta. Enviar los temas el día anterior, junto con una o dos preguntas concretas, da a los demás tiempo para preparar su punto de vista.
De hecho, esta observación va mucho más allá de la cuestión de la participación: según el estudio realizado por YouGov para Comet en 2022, el 51 % de los empleados franceses asiste a veces a reuniones sin saber exactamente por qué está allí. Es difícil contribuir cuando no se sabe qué se espera de uno.
5) La ronda de intervenciones, que debe manejarse con precaución
La ronda de intervenciones tiene sus ventajas: garantiza que se dé la palabra a cada persona al menos una vez. Pero, si se utiliza mal, puede convertirse en una prueba difícil, sobre todo cuando se pide a alguien que reaccione en el momento ante un tema que acaba de conocer. El matiz es importante: una ronda en torno a una pregunta sencilla y abierta genera confianza, mientras que una ronda que exige adoptar una postura de inmediato puede producir el efecto contrario.
Un truco que funciona bien: dar a cada persona la posibilidad de pasar su turno y volver a ella al final. Saber que se puede decir «paso» suele bastar para que tomar la palabra resulte menos intimidante.
6) El verdadero trabajo del moderador: contener a los más habladores
A menudo se piensa que dirigir una reunión consiste en hacer hablar a quienes permanecen en silencio. Es cierto, pero también —y quizá sobre todo— implica saber moderar a quienes acaparan toda la conversación. Una frase amable como «hemos entendido bien tu punto de vista; me gustaría escuchar a alguien que aún no haya intervenido» suele cambiar la dinámica de toda una reunión.
Es una habilidad que se aprende y que, sin embargo, rara vez se enseña. El mismo estudio de YouGov mostraba que el 68 % de los empleados en Francia nunca ha recibido formación para dirigir una reunión. En Comet también observamos que la propia sala desempeña un papel importante: una disposición en círculo o en grupos, donde nadie ocupa la cabecera de la mesa, invita de forma natural a que se escuchen más voces que una larga mesa rectangular.
Entonces, ¿quién va a hablar en la próxima reunión?
Lograr que todo el mundo participe no requiere herramientas sofisticadas ni un moderador profesional. Unos minutos de escritura en silencio, grupos pequeños, un orden del día enviado la víspera y un poco de moderación suelen bastar para que afloren ideas que, de otro modo, nunca habríamos escuchado. Las de esa compañera que nunca hablaba, por ejemplo.
Una reunión en la que todos participan empieza en una sala donde nadie preside la mesa.
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