Un seminario que sale bien el día señalado suele ser un seminario bien preparado tres semanas antes. Objetivo, programa, dietas, aspectos técnicos: esta es la información que el lugar debe conocer sin falta y la que casi siempre se olvida.
Qué debe comunicarle a un establecimiento antes de su seminario
Son las 8:45, llegan los primeros participantes y descubrimos que la sala está dispuesta en formato teatro, aunque la mañana comienza con talleres en grupos pequeños. No es nada grave: moveremos las sillas. Pero habremos perdido veinte minutos, algo de energía y parte de esa buena primera impresión. La mayoría de las veces, el lugar no tiene la culpa: el problema se debe simplemente a que no se ha transmitido cierta información. Entonces, ¿qué hay que comunicar realmente al lugar antes de celebrar un seminario?
1) El objetivo, antes incluso que la plantilla
Lo primero que se suele hacer al contactar con un espacio es indicar una fecha y un número de participantes. Es necesario, pero dista mucho de ser suficiente. Cuarenta personas reunidas para una sesión plenaria estratégica no tienen en absoluto las mismas necesidades que cuarenta personas que acuden para trabajar en talleres o celebrar el final de un proyecto.
Explicar en una frase qué debe producir, decidir o alinear el seminario, o qué vínculos debe crear, permite al espacio proponer las instalaciones adecuadas y anticiparse a aquello que aún no habían formulado. Es la información más útil y, paradójicamente, la que menos se suele transmitir.
2) El desarrollo, hora por hora
Una jornada de seminario no se reduce a una sala, sino que es una sucesión de momentos que no requieren todos la misma configuración. Una sesión plenaria a primera hora de la mañana, talleres en grupos reducidos, un almuerzo, una puesta en común, un cóctel: cada uno de estos momentos tiene sus propias necesidades de espacio, mobiliario y equipamiento.
Compartir el programa, aunque sea provisional, permite al espacio prever los cambios de configuración en el momento adecuado, en lugar de improvisarlos delante de los participantes. Eso es exactamente lo que los equipos de Comet validan de antemano con cada organizador: cuando empieza la jornada, el espacio ya sabe cómo va a desarrollarse.
3) Las dietas y las alergias, con antelación
Vegetarianismo, dieta sin gluten, alergias graves, restricciones religiosas: esta información puede parecer secundaria hasta que un participante se encuentra ante un plato que no puede comer. Lo más sencillo es recopilarla en el momento de la inscripción y transmitirla toda de una vez al establecimiento, al menos una semana antes.
Las alergias merecen una mención aparte y precisa. Una intolerancia no requiere las mismas precauciones que una alergia grave, y la cocina debe saberlo para organizarse en consecuencia.
4) La técnica, sobre todo cuando alguien viene de fuera
Un ponente externo que llega con su ordenador, un vídeo que hay que reproducir con sonido, participantes que siguen la sesión a distancia: estas son las situaciones en las que más probabilidades hay de que falle la tecnología, precisamente porque se daba por sentado que todo funcionaría.
Precisar de antemano quién hará la presentación, desde qué dispositivo y si parte del público asistirá por videoconferencia permite probarlo todo antes de que lleguen los participantes. En Comet, un experto técnico está presente en el lugar para esos momentos, pero incluso la mejor asistencia funciona mejor cuando sabe qué esperar.
5) Los propios participantes
Cierta información no tiene que ver ni con la sala ni con el programa, sino con las personas. Un participante con movilidad reducida, llegadas escalonadas porque parte del equipo viene de otras regiones, un grupo que debe marcharse antes para coger un tren, la necesidad de un guardarropa para dejar las maletas: son detalles que, si se prevén, se resuelven en dos minutos, pero que, si se descubren esa misma mañana, generan un pequeño momento de desconcierto.
6) Un único interlocutor por cada parte
Un último punto, a menudo pasado por alto: saber quién habla con quién. Cuando tres personas del equipo organizador envían información diferente cada una, el riesgo de contradicciones aumenta inevitablemente. Designar a un único interlocutor por parte de la empresa y a otro por parte del recinto lo simplifica todo, incluso el día del evento, cuando será la persona a la que llamar en caso de imprevisto.
Entonces, ¿está listo su briefing?
Un buen briefing no tiene por qué ser un pliego de condiciones interminable. A menudo cabe en una sola página: el objetivo, el desarrollo, las dietas, los aspectos técnicos, las necesidades específicas de los participantes y el nombre de una persona de referencia. Seis datos que solo requieren una hora para recopilarse y que evitan muchos ajustes de última hora. Y si algunos puntos siguen sin estar claros, no está solo: en Comet, nuestros equipos también están a su disposición para analizar su evento con usted y asesorarle sobre las configuraciones que mejor se adapten a lo que espera de la jornada.
¿Ya tienes listo el briefing? Encontremos el lugar perfecto.
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