De vergadering moet goed georganiseerd zijn om je medewerkers tijd te doen winnen en de ontwikkeling van je bedrijf te ondersteunen.
De vergadering is een belangrijk onderwerp voor bedrijven want naast dat ze het mogelijk maakt om vooruit te gaan op inhoudelijke onderwerpen, heeft ze impact op de werktijd van de medewerkers. Daarom moet ze zo goed mogelijk beheerd worden.
Werknemers zouden gemiddeld 8 uur per week in vergaderingen doorbrengen*. Neem een klassieke vergadering van een uur, met 8 personen rond de tafel: dat komt neer op 8 uur productief werk, oftewel het equivalent van een werkdag van een medewerker. Maar moet deze vergadering eigenlijk wel echt plaatsvinden?
Zorg er, voordat je de uitnodigingen de deur uit doet, voor dat je de bestaansreden ervan kent en dat je nagaat of je het onderwerp niet kunt regelen met een simpel gesprek tussen twee punten door.
De vergadering is belangrijk om je medewerkers samen te brengen die gemeenschappelijke doelstellingen hebben zoals:
- van gedachten wisselen over nieuwe projecten
- een belangrijke beslissing valideren, informatie doorgeven
- belangrijke informatie verkrijgen voor de ontwikkeling van het bedrijf
- analyseren en oplossingen vinden
- … enz
Toch mag deze vergadering geen routine worden, ze moet met een precies doel georganiseerd worden. Je moet je vooraf de juiste vragen stellen.
Hoeveel personen moet je uitnodigen voor je vergadering?
In de meeste gevallen is het aan te raden niet te veel mensen samen te brengen, om aan efficiëntie te winnen. Afhankelijk van het type vergadering kan het aantal deelnemers variëren.
Welk format voor mijn vergadering?
Er bestaan geen twee identieke vergaderingen of seminaries. Ideeën genereren, organiseren, onderhandelen… Aan elke vergadering moet een precies doel worden gegeven en dus een aangepast werkkader. Vraag je af wat jouw doel is.
Knopen doorhakken? Plan een beslissingscomité.
Informeren? Kies het format conferentie.
Brainstormen? Ga voor een creativiteitsworkshop.
Denk vóór je een meeting organiseert altijd aan het resultaat of de resultaten die je wilt bereiken!
Om welke reden(en) samenkomen?
- De informatievergadering:
- Waarschijnlijk het meest gebruikte geval om een boodschap over te brengen aan alle betrokken personen. Het ideaal is om voor dit type vergadering te kiezen voor een conferentie-configuratie
- De overlegvergadering:
- De stand van zaken opmaken met je medewerkers over de lopende projecten, de nieuwe doelstellingen. Aanbevolen configuraties: Cabaret voor een werksessie of Casual voor een creativiteitsworkshop
- De opleidingsvergadering:
- Je (nieuwe) medewerkers opleiden in nieuwe technieken of nieuwe producten, door de kernideeën te bepalen die gedeeld moeten worden en de competenties die verworven moeten worden. Daarvoor raden we je aan om je zaal in U-vorm op te stellen
Bij ons kun je je meetings op maat organiseren! Zin erin? Afspraak op Cosmos 🚀
* volgens een studie van Barco en Circle Research
