In de meeste vergaderingen voert een handvol mensen voortdurend het woord, terwijl de rest zwijgt. Dat betekent niet per se dat zij geen ideeën hebben. Hier zijn zes eenvoudige manieren om eindelijk iedereen aan het woord te laten, zonder dat iemand zich ongemakkelijk voelt.
Hoe krijg je mensen die nooit iets zeggen tijdens een vergadering aan het woord?
U kent dit soort vergaderingen wel. Drie mensen discussiëren geanimeerd, twee anderen knikken instemmend en de rest van de aanwezigen kijkt naar zijn aantekeningen en wacht tot het voorbij is. Na afloop maakt een collega die een uur lang heeft gezwegen terloops een zeer rake opmerking over het onderwerp. Waarom heeft ze die niet tijdens de vergadering gemaakt? En vooral: hoe zorgt u ervoor dat ze dat de volgende keer wel doet?
1) Stilte betekent niet dat iemand geen interesse heeft
Dit is het eerste misverstand dat je moet vermijden. Iemand die tijdens een vergadering niets zegt, is niet per se iemand die niets te zeggen heeft. Sommigen hebben tijd nodig om hun gedachten onder woorden te brengen, anderen durven een leidinggevende niet tegen te spreken en weer anderen hebben het simpelweg opgegeven om tussen twee snelle bijdragen door aan het woord te komen.
Van dit principe uitgaan verandert de houding van degene die de bijeenkomst leidt. De vraag is niet langer: ‘Waarom doen ze niet mee?’, maar: ‘Wat houdt hen er tijdens deze vergadering van af om deel te nemen?’ En het antwoord ligt vaak eerder in de opzet dan bij de mensen zelf.
2) Schrijven voordat je spreekt
Dit is ongetwijfeld de eenvoudigste en doeltreffendste aanpak. Geef iedereen, voordat u de discussie opent, twee of drie minuten de tijd om individueel ideeën op een post-it of in een notitieboekje te noteren. Dit korte moment van stilte maakt de machtsverhoudingen meteen gelijkwaardiger: de snelste deelnemers hebben geen voorsprong meer en de meer terughoudende deelnemers beginnen de discussie met iets wat ze al onder woorden hebben gebracht.
Vervolgens kunnen de ideeën hardop worden voorgelezen, of aan de muur worden opgehangen en samen worden gegroepeerd. In beide gevallen heeft elke deelnemer al een bijdrage geleverd voordat de discussie überhaupt begint.
3) Eerst de kleine groepen, daarna de grote groep
Voor een groep van vijftien mensen spreken is voor velen intimiderend. Voor twee of drie collega's spreken is dat veel minder. Door de deelnemers eerst in tweetallen of drietallen te laten werken en vervolgens elke groep te vragen hun bevindingen te presenteren, komen er veel meer mensen daadwerkelijk aan het woord.
De terugkoppeling gaat dan over de ideeën van de groep en niet over die van één persoon. Een subtiele maar waardevolle bescherming voor wie bang is om op de voorgrond te treden.
4) De onderwerpen vooraf versturen
Een vergadering waarbij de agenda pas bij binnenkomst bekend wordt, bevoordeelt automatisch mensen die snel en hardop denken. Door de onderwerpen de dag ervoor te versturen, samen met een of twee gerichte vragen, krijgen anderen de tijd om hun standpunt voor te bereiden.
Dit is overigens een vaststelling die veel verder gaat dan alleen de kwestie van deelname: volgens het onderzoek dat YouGov in 2022 voor Comet uitvoerde, woont 51% van de Franse werknemers soms vergaderingen bij zonder precies te weten waarom ze daar zijn. Het is moeilijk om een bijdrage te leveren als je niet weet wat er van je wordt verwacht.
5) Het rondje langs de deelnemers, met de nodige voorzichtigheid te hanteren
Een rondje langs alle deelnemers heeft zijn voordelen: het garandeert dat iedereen minstens één keer aan bod komt. Maar als het verkeerd wordt ingezet, kan het een beproeving worden, vooral wanneer iemand wordt gevraagd direct te reageren op een onderwerp waarmee diegene voor het eerst wordt geconfronteerd. Dat onderscheid is belangrijk: een rondje over een eenvoudige, open vraag stelt mensen gerust, terwijl een rondje waarin iedereen onmiddellijk een standpunt moet innemen juist het tegenovergestelde effect kan hebben.
Een tip die goed werkt: geef iedereen de mogelijkheid om een beurt over te slaan en kom aan het einde nog eens bij die persoon terug. Weten dat je kunt zeggen ‘ik sla even over’ is vaak al genoeg om het minder spannend te maken om iets te zeggen.
6) De echte taak van de gespreksleider: de spraakzaamste deelnemers afremmen
Vaak wordt gedacht dat een vergadering leiden betekent dat je de stille deelnemers aan het woord krijgt. Dat klopt, maar het betekent ook, en misschien wel vooral, dat je degenen die alle ruimte innemen in goede banen weet te leiden. Een vriendelijke opmerking als: ‘We hebben je standpunt goed gehoord; ik zou nu graag iemand horen die nog niet aan het woord is geweest’ verandert vaak de hele dynamiek van een vergadering.
Het is een vaardigheid die je kunt leren, maar die toch zelden wordt onderwezen. Uit hetzelfde onderzoek van YouGov bleek dat 68% van de werknemers in Frankrijk nooit heeft geleerd hoe ze een vergadering moeten leiden. Bij Comet zien we ook dat de ruimte zelf een rol speelt: een opstelling in een kring of in groepjes, waarbij niemand aan het hoofd van de tafel zit, nodigt vanzelf meer mensen uit om hun stem te laten horen dan een lange rechthoekige tafel.
Dus, wie gaat er tijdens de volgende vergadering spreken?
Iedereen laten deelnemen vereist geen geavanceerde hulpmiddelen of professionele gespreksleider. Een paar minuten in stilte schrijven, kleine groepjes, een agenda die de dag ervoor wordt verstuurd en enige begeleiding volstaan vaak om ideeën naar boven te halen die anders nooit gehoord zouden zijn. Bijvoorbeeld die van de collega die nooit iets zei.
Een vergadering waarin iedereen aan het woord komt, begint met een ruimte waarin niemand aan het hoofd van de tafel zit.
comet-meetings.com/salle-de-reunion-paris
