Een seminar dat op de dag zelf vlot verloopt, is vaak een seminar dat drie weken van tevoren goed is doorgesproken. Doel, programma, dieetwensen, techniek: dit is de informatie die een locatie absoluut moet weten, en die bijna altijd wordt vergeten.
Wat u vóór uw seminar tegen een locatie moet zeggen
Het is 8.45 uur, de eerste deelnemers komen aan en dan blijkt dat de zaal in theateropstelling staat, terwijl de ochtend begint met workshops in kleine groepen. Geen ramp, we verplaatsen de stoelen wel. Maar daarmee verliezen we twintig minuten, wat energie en een deel van die mooie eerste indruk. Meestal ligt het niet aan de locatie: het probleem is dat bepaalde informatie simpelweg niet is doorgegeven. Dus wat moet je een locatie echt vertellen vóór je seminar?
1) De doelstelling, nog vóór de selectie
De eerste reflex bij het benaderen van een locatie is om een datum en het aantal deelnemers door te geven. Dat is noodzakelijk, maar lang niet voldoende. Veertig mensen die samenkomen voor een strategische plenaire sessie hebben heel andere behoeften dan veertig mensen die in workshops komen werken of het einde van een project komen vieren.
Door in één zin te zeggen wat het seminar moet opleveren, waarover het een besluit moet nemen, wat het op één lijn moet brengen en welke verbindingen het moet creëren, kan de locatie de juiste ruimtes voorstellen en anticiperen op wat u zelf nog niet onder woorden had gebracht. Dit is de nuttigste informatie en paradoxaal genoeg ook de informatie die het minst vaak wordt doorgegeven.
2) Het verloop, uur per uur
Een seminardag draait niet om één zaal, maar om een opeenvolging van momenten die elk om een andere opstelling vragen. Een plenaire sessie aan het begin van de ochtend, workshops in kleinere groepen, een lunch, een gezamenlijke terugkoppeling, een borrel: elk onderdeel stelt zijn eigen eisen aan de ruimte, het meubilair en de apparatuur.
Door het programma, ook als het nog voorlopig is, vooraf door te geven, kan de locatie de wijzigingen in de opstelling op het juiste moment voorbereiden, in plaats van ze ter plekke te improviseren waar de deelnemers bij zijn. Dat is precies wat de teams van Comet vooraf met elke organisator afstemmen: wanneer de dag begint, weet de locatie al hoe die zal verlopen.
3) Dieetwensen en allergieën vooraf doorgeven
Vegetarisch, glutenvrij, ernstige allergieën, religieuze voorschriften: deze informatie lijkt misschien van ondergeschikt belang, totdat een deelnemer een bord voor zich krijgt waarvan hij of zij niet kan eten. Het eenvoudigst is om deze gegevens bij de inschrijving te verzamelen en ze vervolgens in één keer door te geven aan de locatie, minstens een week van tevoren.
Allergieën verdienen een aparte en duidelijke vermelding. Een intolerantie vereist niet dezelfde voorzorgsmaatregelen als een ernstige allergie, en de keuken moet hiervan op de hoogte zijn om zich daarop te kunnen instellen.
4) De techniek, vooral wanneer iemand van buitenaf komt
Een externe spreker die met zijn laptop aankomt, een video die met geluid moet worden afgespeeld, deelnemers die op afstand meekijken: dit zijn de situaties waarin de techniek het vaakst hapert, juist omdat men ervan uitging dat alles vanzelf zou werken.
Door vooraf duidelijk te maken wie presenteert, vanaf welk apparaat en of een deel van het publiek via videoconferentie deelneemt, kan alles worden getest voordat de deelnemers arriveren. Bij Comet is voor zulke momenten een technisch expert ter plaatse aanwezig, maar zelfs de beste ondersteuning werkt beter als die weet wat haar te wachten staat.
5) De deelnemers zelf
Sommige informatie heeft geen betrekking op de zaal of het programma, maar op de deelnemers. Een deelnemer met beperkte mobiliteit, gespreide aankomsttijden omdat een deel van het team van buiten de regio komt, een groep die eerder moet vertrekken om een trein te halen, behoefte aan een garderobe voor koffers: allemaal details die, als erop wordt geanticipeerd, in twee minuten geregeld zijn, maar die, als ze pas diezelfde ochtend aan het licht komen, voor een kort moment van verwarring zorgen.
6) Eén aanspreekpunt aan elke kant
Een laatste, vaak over het hoofd gezien punt: weten wie met wie communiceert. Wanneer drie mensen van het organisatieteam elk verschillende informatie doorgeven, neemt het risico op tegenstrijdigheden automatisch toe. Door zowel binnen het bedrijf als bij de locatie één vast aanspreekpunt aan te wijzen, wordt alles eenvoudiger, tot en met de dag zelf, waarop die persoon bij onvoorziene omstandigheden kan worden gebeld.
Dus, is uw briefing klaar?
Een goede briefing hoeft helemaal geen eindeloos programma van eisen te zijn. Vaak past alles op één pagina: het doel, het verloop, de cateringwensen, de techniek, de specifieke behoeften van de deelnemers en de naam van een contactpersoon. Zes gegevens die u in slechts een uur kunt verzamelen en waarmee u heel wat lastminuteaanpassingen voorkomt. En als sommige punten nog onduidelijk zijn, staat u er niet alleen voor: bij Comet denken onze teams graag kritisch met u mee over uw evenement en adviseren ze u over de opstellingen die het beste aansluiten bij wat u van de dag verwacht.
Is uw briefing klaar? Dan zoeken we de locatie die erbij past.
comet-meetings.com/seminaire-entreprise-paris
