Ingeklemd tussen twee workshops, in een halfuur naar binnen gewerkt, te zwaar voor het middagprogramma: de lunch is vaak het ondergeschoven kindje van het seminar. Toch vinden juist dan veel van de gesprekken plaats die ertoe doen.
De seminarlunch, dat moment dat we slecht organiseren
Het is 12.40 uur. Het ochtendprogramma is twintig minuten uitgelopen en de oplossing lijkt voor de hand te liggen: we korten de lunch in. Dertig minuten, een dienblad en iedereen om 13.15 uur weer in de zaal. Op papier is het programma gered. In werkelijkheid hebben we zojuist een van de waardevolste momenten van de dag opgeofferd. Hoe maak je van de lunch een echt hoogtepunt in plaats van een buffer om uitloop op te vangen?
1) Een te korte lunch heeft geen zin
Een lunch tijdens een seminar is meer dan alleen even bijtanken. Het is vaak het enige moment van de dag waarop deelnemers vrijuit kunnen praten, zonder agenda, met collega's die ze zelden tegenkomen. Ideeën die 's ochtends zijn ontstaan, worden er verder uitgediept, meningsverschillen worden er overbrugd en nieuwe projecten krijgen er vorm.
Om dit alles de tijd te geven, moet je op minstens een uur rekenen. Met minder tijd wordt de maaltijd een race tegen de klok en blijven de gesprekken oppervlakkig.
2) Te zwaar, het maakt je de hele middag loom
We kennen allemaal de middagdip rond twee uur. Die heeft niet alleen met het tijdstip te maken, maar hangt ook sterk af van wat we hebben gegeten. Een zware maaltijd met veel saus en een machtig dessert maakt het een stuk lastiger om 's middags actief te blijven.
Kies liever voor evenwichtige maaltijden, groenten en redelijke porties, en bewaar de lekkernijen voor de middagpauze. Het gaat er niet om de deelnemers iets te ontzeggen, maar om het juiste ritme.
3) Zittend of staand, het hangt allemaal af van het doel
Een lunch aan tafel bevordert lange, diepgaande gesprekken, maar houdt de groepsindeling een uur lang vast. Een staande lunch, in de vorm van een buffet of een borrel met lunchhapjes, zorgt voor meer beweging en wisselende contacten, maar leent zich minder voor echte gesprekken.
Er is geen antwoord dat in alle situaties juist is. Als het doel van de dag is om contacten te leggen tussen afdelingen die elkaar niet kennen, heeft een staande opzet vaak de voorkeur. Als je dieper op een onderwerp wilt ingaan, kun je beter gaan zitten.
4) Zorg voor afwisseling aan tafel, zonder het te verplichten
Als je deelnemers zelf laat kiezen, gaan ze bijna altijd bij hun vaste team zitten. Een globale tafelindeling of een eenvoudige instructie als ‘ga bij iemand zitten die je niet kent’ is al genoeg om ontmoetingen tot stand te brengen die anders niet zouden plaatsvinden.
Het belangrijkste is dat de richtlijn laagdrempelig blijft. Het is niet de bedoeling om de lunch te controleren, alleen om die een klein zetje in de goede richting te geven.
5) Houd rekening met dieetwensen
Vegetarisch, glutenvrij, allergieën, religieuze dieetvoorschriften: een geslaagde lunch is een lunch waarbij niemand een apart bord krijgt dat op het laatste moment is klaargemaakt. Deze informatie wordt bij de inschrijving verzameld en ruim van tevoren aan de locatie doorgegeven, zodat iedereen net zo lekker kan eten als de rest.
6) De juiste locatie maakt het verschil
Een lunch tijdens een seminar komt het best tot zijn recht in een ruimte die daarvoor is ingericht, met veel licht, voldoende bewegingsruimte en liefst toegang tot buiten. Bij Comet wordt de catering verzorgd door La Table du Chef Meliava, met gerechten die zijn afgestemd op een werkdag: royaal zonder zwaar op de maag te liggen, en met aandacht voor ieders behoeften.
Bij Comet merken ze overigens dat de lunch heel vaak terugkomt in de feedback van deelnemers, soms zelfs vaker dan de workshops in de ochtend.
Dus, hoeveel tijd hebben we voor de lunch?
Minstens een uur, een maaltijd die je niet de hele middag loom maakt, een opzet die past bij het doel van de dag en een klein zetje om mensen aan verschillende tafels te laten aanschuiven: het stelt niet veel voor, maar vaak maken juist die dingen het verschil tussen een effectief seminar en een seminar dat je bijblijft.
Een goed seminar herken je ook aan wat er op je bord ligt.
comet-meetings.com/seminaire-entreprise-paris
