Hier zijn 60 tips om je vergaderingen te laten slagen, die te vaak plaatsvinden, slecht voorbereid zijn en in weinig geschikte omstandigheden.
De cométhode, waarom?
Wij zijn ervan overtuigd dat er een wetenschap van de geslaagde vergadering bestaat.Een manier om een vergadering echt productief, creatief en aangenaam te maken. Een geheel van regels en tips waarmee je de waarde van deze collectieve investering kunt vertienvoudigen, om samen te produceren, zonder de individuele energie te vernietigen...
We wilden de lijnen doen bewegen, een alternatief voor de status quo voorstellen! We hebben de vergadering in 360 graden verkend, om de beste praktijken ter zake te identificeren. “Best practices” gehaald uit ons eigen parcours als voormalige bankiers en consultants (waardoor we vergaderingen heerlijk zijn gaan haten). Praktijken geïnspireerd op de best presterende bedrijven (Google, Facebook, LVMH, McKinsey,...) die altijd voorlopen op het vlak van productiviteitsmethodes in vergaderingen. Tips van succesvolle ondernemers, die ons dagelijks inspireren. En ten slotte de cognitieve en gedragswetenschappen, die ons inzicht geven in onze manier van denken.
De omgeving is een van de essentiële componenten voor het slagen van een vergadering. Vanuit die logica hebben we in 2016 CometMeetings opgericht. Inspirerende vergader- en seminarielocaties, die een ecosysteem van diensten bieden dat de creativiteit, de productiviteit en het welzijn van elke deelnemer stimuleert.
Om deze goede praktijken voor zoveel mogelijk mensen toegankelijk te maken, hebben we ze hier verzameld, in deze Cométhode - de methode van het samenwerken, of hoe je met meerdere mensen slaagt. Tips om vooraf te volgen(om je vergaderingen zo goed mogelijk voor te bereiden), om op de dag zelf toe te passen (om er het maximum uit te halen), en om daarna vorm te geven (zodat ze echt tot iets leiden).
Hier zijn de eerste 5 tips die je vergaderingen gaan redden...
1) Stop! Moet je echt vergaderen?
Werknemers brengen 8 uur per week door in vergaderingen*. Neem een klassieke vergadering van een uur, met 8 mensen rond de tafel: dat komt neer op 8 uur productief werk, oftewel het equivalent van een werkdag van een medewerker.
Maar eigenlijk, moet die vergadering wel echt plaatsvinden? Voor je de uitnodigingen de deur uit doet, zorg dat je de bestaansreden ervan kent (en controleer of je de kwestie niet kunt regelen met een simpel gesprekje tussendoor).
* volgens een studie van Barco en Circle Research
2) Let op met de optie "terugkerende vergadering"
Elon Musk (Tesla, SolarCity, SpaceX...) roept op om af te rekenen met te frequente vergaderingen, “tenzij je een cruciale noodsituatie moet beheren”. Zodra de noodsituatie geregeld is, zou de frequentie van de vergaderingen moeten dalen. Te veel vergaderingen doden de vergadering! Beperk het aantal keren dat je samenkomt, dan maximaliseer je de waarde en het nut van elke vergadering.
3) Het juiste format
Er bestaan geen twee identieke vergaderingen (als dat wel zo is, dan heb je onze tip nr. 2 al niet toegepast, bravo). Ideeën genereren, organiseren, onderhandelen... Elke vergadering moet een precies doel krijgen en dus een aangepast werkkader.
Vraag je af wat je doel is. Knopen doorhakken? Plan een beslissingscomité.Informeren? Kies het conferentieformat. Brainstormen? Ga voor een creativiteitsworkshop. Denk voor je een meeting organiseert altijd aan het resultaat dat je wilt bereiken!
4) Uitnodiging = informatie
De eerste reden? Geen agenda en geen vastgelegde doelstellingen. Resultaat: je weet niet waarom je moet vergaderen, noch wat men van je verwacht. Mercedes Erra (BETC) is in staat om een vergadering op het laatste moment af te zeggen als die niet voldoende is voorbereid. Guillaume Pepy (SNCF) van zijn kant heeft al eens een vergadering na 2 minuten verlaten omdat hij de doelstellingen te vaag vond. Auw.
Deel bij het versturen van de uitnodiging de agenda en de documenten die nuttig zijn voor de vergadering (minstens 48u op voorhand, wees zo vriendelijk). Het doel zal duidelijk zijn en het nadenken kan zelfs al beginnen in de hoofden...
*volgens een studie van Wolf Management Consultants
5) Thanks God It’s Tuesday
Nog niet wakker, of al aan het wegdromen over je weekend... De dag van de week beïnvloedt de gemoedstoestand en de mate van betrokkenheid van de deelnemers.
De ideale dag om te vergaderen? Dat zou dinsdag zijn.* Wat de vergaderingen betreft die vroeg op maandag en laat op vrijdag worden georganiseerd, die zouden dan weer het minst dynamisch zijn. Uiteraard blijft dat te nuanceren: elke dag van de week brengt een andere sfeer met zich mee, dus houd dat in gedachten bij een hoogstrategische vergadering.
*volgens een studie van Accountemps
