Welke vragen moet je stellen om de organisatie van een seminar voor te bereiden? Ontdek de tips van Comet om je seminar te structureren en te laten slagen.
Of je nu volslagen nieuw bent in de materie of al meer dan honderd vergaderingen hebt georganiseerd, je zult altijd een eindeloze lijst met vragen moeten beantwoorden. De volgende keer dat jij verantwoordelijk bent voor de organisatie van een vergadering, een seminar of een conferentie, grijp die gelegenheid dan aan om je manager te imponeren door hem ongekende perspectieven voor te leggen. En aarzel niet om je denkproces toe te lichten, zodat iedereen zich goed geïnformeerd en voorbereid voelt met het oog op dat evenement.
Gebruik de onderstaande vragen om orde te scheppen in je ideeën en laat de antwoorden je helpen bij het nemen van de beslissingen die van je seminar/conferentie een echt succes maken.
- Wat zijn mijn persoonlijke doelstellingen en die van mijn bedrijf voor deze opdracht?
- Kies de gewenste verwezenlijkingen:
- Vooraf vastgelegde kennis communiceren en delen (opleiding)
- Nieuwe ideeën ontwikkelen (strategische reflectie)
- Beslissingen nemen (vergadering van de raad van bestuur)
- Welke hulpmiddelen hebben de deelnemers nodig om hun strategische doelstellingen te bereiken?
- Welk beeld van mijn bedrijf en van mezelf geeft de locatie die ik heb uitgekozen om jullie seminar / conferentie te ontvangen?
- Laat de agenda genoeg tijd voor informele momenten van ontmoeting en gesprek?
- Is mijn menu gevarieerd en evenwichtig genoeg?
- Specifieke voedingseisen
- Allergieën
- Heb ik de juiste technologische tools goed voorzien en gespecificeerd? Zijn ze gebruiksvriendelijk genoeg en toegankelijk voor de deelnemers?
- Zijn de breakoutruimtes voldoende uitgerust om de deelnemers moeiteloos te laten communiceren en hun ideeën te delen?
- Is het meubilair ergonomisch; kan het het comfort van iedereen garanderen tijdens de hele duur van het seminar / de conferentie?
- Hoe kan ik deze ontmoeting productiever maken? Sluit de inrichting van de zalen aan bij de doelstellingen van het seminar / de conferentie?
- Is er rekening gehouden met alle behoeften van de deelnemers; niet alleen tijdens de vergadering maar van begin tot eind (voor, tijdens en na)?
Aarzel niet om erover te praten met een van onze Meeting Scientists bij Comet Meetings!
