La reunión debe estar bien organizada para permitir un ahorro de tiempo a tus colaboradores y apoyar el desarrollo de tu empresa.
La reunión es un tema importante para las empresas porque, además de permitir avanzar en temas de fondo, repercute en el tiempo de trabajo de los colaboradores. Por eso debe gestionarse lo mejor posible.
Los empleados pasarían de media 8 horas por semana en reuniones*. Tomemos una reunión clásica de una hora, con 8 personas alrededor de la mesa: eso representa 8 horas de trabajo productivo, es decir, el equivalente a una jornada de trabajo de un colaborador. Pero en el fondo, ¿esta reunión tiene que celebrarse realmente?
Antes de lanzar las invitaciones, asegúrate de conocer su razón de ser y de comprobar que no puedes resolver el tema con una simple conversación entre dos asuntos.
La reunión es importante para reunir a tus colaboradores que tienen objetivos comunes como:
- intercambiar sobre nuevos proyectos
- validar una decisión importante, transmitir informaciones
- obtener informaciones importantes para el desarrollo de la empresa
- analizar y encontrar soluciones
- … etc
Aun así, esta reunión no debe convertirse en una rutina, debe organizarse con un objetivo preciso. Es necesario hacerse las preguntas adecuadas de antemano.
¿A cuántas personas debes invitar a tu reunión?
En la mayoría de los casos, se aconseja no reunir a demasiadas personas, para ganar en eficacia. En función del tipo de reunión, el número de participantes puede variar.
¿Qué formato para mi reunión?
No existe ninguna reunión ni ningún seminario idénticos. Generar ideas, organizar, negociar… A cada reunión hay que darle un objetivo preciso y, por lo tanto, un marco de trabajo adaptado. Pregúntate cuál es tu objetivo.
¿Decidir? Planifica un comité de decisión.
¿Informar? Elige el formato conferencia.
¿Brainstormear? Opta por un taller de creatividad.
¡Antes de organizar un meeting, piensa siempre en el resultado o los resultados que quieres alcanzar!
¿Por qué razón o razones reunirse?
- La reunión de información:
- Probablemente el caso más utilizado para transmitir un mensaje a todas las personas implicadas. Lo ideal es optar por una configuración conferencia para este tipo de reunión
- La reunión de intercambio:
- Hacer balance con los colaboradores sobre los proyectos en curso, los nuevos objetivos. Configuraciones aconsejadas: Cabaret para una sesión de trabajo o Casual para un taller de creatividad
- La reunión de formación:
- Formar a sus (nuevos) colaboradores en las nuevas técnicas o los nuevos productos, definiendo las ideas clave que hay que compartir y las competencias que hay que adquirir. Para ello, te aconsejamos configurar tu sala en formato U
¡En nuestra casa puedes organizar tus meetings a medida! ¿Te apetece? Nos vemos en Cosmos 🚀
* según un estudio de Barco y Circle Research
