Aquí tiene 60 consejos para triunfar en sus reuniones, que resultan ser demasiado frecuentes, mal preparadas y en condiciones poco adecuadas.
La cométhode, ¿por qué?
Estamos convencidos de que existe una ciencia de la reunión lograda.Una forma de hacer que una reunión sea realmente productiva, creativa y agradable. Un conjunto de reglas y de consejos que permite multiplicar por diez el valor de esta inversión colectiva, para producir juntos, sin destruir las energías individuales...
¡Quisimos mover las líneas, proponer una alternativa al statu quo! Exploramos la reunión a 360 grados, para identificar las mejores prácticas en la materia. Unas «best practices» sacadas de nuestras propias trayectorias de antiguos banqueros y consultores (que nos hicieron adorar detestar las reuniones). Prácticas inspiradas en las empresas con mejores resultados (Google, Facebook, LVMH, McKinsey,...), siempre por delante en los métodos de productividad en reunión. Consejos de emprendedores de éxito, que nos inspiran a diario. Y por último, las ciencias cognitivas y del comportamiento, que nos iluminan sobre nuestra manera de pensar.
El entorno es uno de los componentes esenciales para el éxito de una reunión. Con esa lógica fundamos, en 2016, CometMeetings. Lugares de reunión y de seminario inspiradores, que ofrecen un ecosistema de servicios que estimula la creatividad, la productividad y el bienestar de cada participante.
Para hacer accesibles estas buenas prácticas al mayor número de personas, las hemos reunido aquí, en esta Cométhode - el método de lo colaborativo, o cómo triunfar entre varios. Consejos que seguir antes(para preparar lo mejor posible sus reuniones), que aplicar el día D (para sacarles el máximo partido) y que materializar después (para que desemboquen realmente en algo).
Estos son los 5 primeros consejos que van a salvar sus reuniones...
1) ¡Alto! ¿De verdad tienen que reunirse?
Los empleados pasan 8 horas por semana en reuniones*. Tomemos una reunión clásica de una hora, con 8 personas alrededor de la mesa: eso representa 8 horas de trabajo productivo, es decir, el equivalente a una jornada de trabajo de un colaborador.
Pero en el fondo, ¿esta reunión tiene realmente que celebrarse? Antes de lanzar las invitaciones, asegúrese de conocer su razón de ser (y de comprobar que no puede resolver el asunto con una simple conversación entre dos temas).
* según un estudio de Barco y Circle Research
2) Cuidado con la opción "reunión recurrente"
Elon Musk (Tesla, SolarCity, SpaceX...) invita a deshacerse de las reuniones demasiado frecuentes, «a menos que haya que gestionar una urgencia capital». En cuanto se resuelve la urgencia, la frecuencia de las reuniones debería bajar. ¡Demasiadas reuniones matan la reunión! Limite el número de veces que se reúnen y maximizará el valor y la utilidad de cada una.
3) El buen formato
No existe ninguna reunión idéntica a otra (si es el caso, es que ya no ha aplicado nuestro consejo n.º 2, bravo). Generar ideas, organizar, negociar... A cada reunión debe dársele un objetivo preciso y por tanto un marco de trabajo adaptado.
Pregúntese cuál es su objetivo. ¿Decidir? Planifique un comité de decisión.¿Informar? Elija el formato conferencia. ¿Hacer un brainstorming? Opte por un taller de creatividad. Antes de organizar un meeting, ¡piense siempre en el resultado que quiere alcanzar!
4) Invitación = información
¿La primera razón? Ningún orden del día ni objetivos establecidos. Resultado: no sabe por qué tiene que reunirse, ni lo que se espera de usted. Mercedes Erra (BETC) es capaz de anular una reunión en el último minuto si no ha sido suficientemente preparada. Guillaume Pepy (SNCF), por su parte, ya ha abandonado una reunión al cabo de 2 minutos porque encontraba los objetivos demasiado difusos. Ay.
Al enviar la invitación, comparta el orden del día y los documentos útiles para la reunión (al menos 48 h antes, sea amable). El objetivo quedará claro y la reflexión puede incluso empezar en las mentes...
*según un estudio de Wolf Management Consultants
5) Thanks God It’s Tuesday
Todavía atontado, o ya soñando despierto con su fin de semana... El día de la semana afecta al estado de ánimo y al nivel de implicación de los participantes.
¿El día ideal para reunirse? Sería el martes.* En cuanto a las reuniones organizadas temprano el lunes y tarde el viernes, serían ellas las menos dinámicas. Evidentemente, esto hay que matizarlo: cada día de la semana induce una atmósfera diferente, así que téngalo en mente en caso de reunión altamente estratégica.
*según un estudio de Accountemps
