Volgens Comet dwingt de vierdaagse werkweek bedrijven tot minder maar beter opgezette vergaderingen. De start-up deelt vijf sleuteldimensies.
Volgens de wetenschappelijke experts van Comet moeten tijd en middelen op het werk geoptimaliseerd worden om de prestaties van medewerkers te verbeteren. Het vooruitzicht van een kortere werkweek, die de beschikbare werktijd inkort, roept essentiële vragen op: het belang van prestaties en de manier waarop we met minder tijd toch de productiviteit kunnen maximaliseren. De tijd en energie die we aan elke activiteit besteden, krijgen een veel hogere waarde, zeker tijdens teamvergaderingen. Comet, de start-up gespecialiseerd in het verhogen van de productiviteit van vergaderingen, pleit voor een aanpak volgens het principe 'minder is meer' en steunt bedrijven die tijd willen investeren in het ontwerpen van kwalitatieve samenwerkingsvergaderingen, maar minder in aantal.
Om de werkelijke noodzaak van die verandering te onderzoeken, voerde het bedrijf in 2022 een studie uit waaruit bleek dat 69% van de Spanjaarden vindt geregeld met 'nutteloze' vergaderingen geconfronteerd te worden en dat meer dan één op de twee werknemers vergaderingen bijwoont 'zonder precies te weten waarom hij daar zit'.
Victor Carreau, CEO van Comet, legt uit: 'Wij geloven dat vergaderingen een belangrijke toegevoegde waarde kunnen opleveren als ze ernstig worden opgevat. Kwalitatieve vergaderingen kunnen communicatie, samenwerking, loyaliteit en strategische thema's deblokkeren. Toch verdedigen wij een houding van minder is meer en steunen wij bedrijven die tijd willen investeren in het ontwerpen van een beperkt aantal samenwerkingsvergaderingen, maar wel kwalitatieve, met hun stakeholders.'
Om vergaderingen te laten slagen, beveelt Comet vijf sleuteldimensies aan:
- De juiste mensen: eerder dan veel of weinig deelnemers, gaat het erom de juiste mensen uit te nodigen zodat de vergadering doeltreffend is.
- De juiste plek: duurt de vergadering langer dan 30 minuten, dan is het belangrijk dat ze op een comfortabele plek doorgaat. Natuurlijk licht en een aangename omgeving versterken de inhoud van de vergadering.
- De juiste dienstverlening: beschikken over de nodige uitrusting en diensten is essentieel om onnodig tijdverlies te vermijden. Alles moet ter plaatse beschikbaar en eenvoudig te gebruiken zijn.
- De juiste inhoud: de manier waarop de vergadering is opgebouwd, georganiseerd en geleid, is doorslaggevend. Er bestaan technieken om die aspecten te verbeteren en efficiëntere resultaten te behalen.
- De juiste mindset: je kunt van een groep geen creativiteit verwachten als de leden elkaar nauwelijks kennen, en geen efficiëntie als je hen vlak na de lunch belangrijke beslissingen laat nemen. Een omgeving creëren die productiviteit bevordert, is essentieel.
Minder kunnen vergaderen zal dus betekenen dat we beter vergaderen en onze vergadercultuur herdenken, door de manier waarop we werken opnieuw op te bouwen en een productievere, evenwichtigere werkomgeving te stimuleren. Goed aangepakt heeft die verschuiving een aanzienlijke impact op efficiëntie, betrokkenheid, werktevredenheid en het welzijn van medewerkers.
