Dans la plupart des réunions, une poignée de personnes monopolise la parole pendant que les autres se taisent. Ce n'est pas forcément un manque d'idées. Voici six leviers simples pour entendre enfin tout le monde, sans mettre personne mal à l'aise.
Comment faire parler ceux qui ne parlent jamais en réunion
Vous la connaissez, cette réunion. Trois personnes échangent avec énergie, deux autres hochent la tête, et le reste de la table regarde ses notes en attendant que ça passe. À la sortie, une collègue restée silencieuse pendant une heure vous glisse une remarque très juste sur le sujet. Pourquoi ne l'a-t-elle pas dite en réunion ? Et surtout, comment faire pour qu'elle la dise la prochaine fois ?
1) Le silence n'est pas un désintérêt
C'est le premier contresens à éviter. Quelqu'un qui ne parle pas en réunion n'est pas forcément quelqu'un qui n'a rien à dire. Certains ont besoin de temps pour formuler leur pensée, d'autres n'osent pas contredire un supérieur, d'autres encore ont simplement renoncé à se faire une place entre deux interventions rapides.
Partir de ce principe change la posture de celui qui anime. La question n'est plus « pourquoi ne participent-ils pas ? », mais « qu'est-ce qui, dans cette réunion, les empêche de participer ? ». Et la réponse tient souvent davantage au format qu'aux personnes.
2) Écrire avant de parler
C'est sans doute le levier le plus simple et le plus efficace. Avant d'ouvrir la discussion, laissez à chacun deux ou trois minutes pour noter ses idées seul, sur un post-it ou un carnet. Ce court temps de silence nivelle immédiatement les rapports de force : les plus rapides n'ont plus d'avance, et les plus réservés arrivent à la discussion avec quelque chose de déjà formulé.
On peut ensuite faire lire les idées à voix haute, ou les afficher au mur et les regrouper ensemble. Dans les deux cas, chaque participant a contribué avant même que le débat ne commence.
3) Les petits groupes d'abord, le grand groupe ensuite
Prendre la parole devant quinze personnes est un exercice intimidant pour beaucoup. La prendre devant deux ou trois collègues l'est beaucoup moins. Faire d'abord travailler les participants par binômes ou trios, puis demander à chaque groupe de restituer, multiplie le nombre de personnes qui s'expriment réellement.
La restitution porte alors sur les idées du groupe, et non sur celles d'un individu. Une protection discrète, mais précieuse, pour ceux qui craignent de se mettre en avant.
4) Envoyer les sujets à l'avance
Une réunion où l'on découvre l'ordre du jour en entrant favorise mécaniquement ceux qui réfléchissent vite et à voix haute. Envoyer les sujets la veille, avec une ou deux questions précises, donne aux autres le temps de préparer leur point de vue.
C'est d'ailleurs un constat qui dépasse largement la question de la participation : selon l'étude menée par YouGov pour Comet en 2022, 51 % des salariés français assistent parfois à des réunions sans savoir précisément pourquoi ils sont là. Difficile de contribuer quand on ignore ce qu'on attend de vous.
5) Le tour de table, à manier avec précaution
Le tour de table a ses vertus : il garantit que chacun soit sollicité au moins une fois. Mais mal utilisé, il peut devenir une épreuve, surtout quand on demande à quelqu'un de réagir à chaud sur un sujet qu'il découvre. La nuance est importante : un tour de table sur une question simple et ouverte rassure, un tour de table qui exige une prise de position immédiate peut produire l'effet inverse.
Une astuce qui fonctionne bien : laisser à chacun la possibilité de passer son tour, puis revenir vers lui à la fin. Savoir qu'on peut dire « je passe » suffit souvent à rendre la parole moins intimidante.
6) Le vrai travail de l'animateur : tempérer les plus bavards
On pense souvent qu'animer une réunion, c'est faire parler les silencieux. C'est vrai, mais c'est aussi, et peut-être surtout, savoir réguler ceux qui prennent toute la place. Une phrase bienveillante du type « on a bien entendu ton point de vue, j'aimerais entendre quelqu'un qui ne s'est pas encore exprimé » change souvent la dynamique d'une réunion entière.
C'est une compétence qui s'apprend, et qui reste pourtant rarement enseignée. La même étude YouGov montrait que 68 % des salariés en France n'ont jamais été formés à mener une réunion. Chez Comet, on observe aussi que la salle elle-même joue un rôle : une disposition en cercle ou en îlots, où personne n'est en bout de table, invite naturellement plus de voix à se faire entendre qu'une longue table rectangulaire.
Alors, qui va parler à la prochaine réunion ?
Faire participer tout le monde ne demande ni outil sophistiqué ni animateur professionnel. Quelques minutes d'écriture silencieuse, des petits groupes, un ordre du jour envoyé la veille et un peu de régulation suffisent souvent à faire émerger des idées qu'on n'aurait jamais entendues autrement. Celles de la collègue qui ne parlait jamais, par exemple.
Une réunion où tout le monde parle commence par une salle où personne n'est en bout de table.
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