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Conseils 31.03.17

Rôle de la technologie dans une salle de séminaire

Rôle de la technologie dans une salle de séminaire

Il est souvent tentant d’acheter les derniers gadgets électroniques à la mode juste pour le plaisir de les accumuler et de rester au top de la modernité.

« On croit toujours que les gens seront forcément emballés à l’idée d’utiliser une technologie innovante dans une salle de séminaire », explique Mary Boone, experte en collaboration et en conception évènementielle, « mais privilégier l’aspect technologique au respect des objectifs peut générer de nombreux problèmes. »

Pour éviter ce genre de dérive, le Design Thinking peut être un atout car il est applicable à tous les secteurs de l’organisation événementielle. Ainsi, l’utilisation des nouvelles technologies, quand elle fait l’objet d’un usage raisonné, peut aider à favoriser les interactions et l’investissement du public dans votre salle de séminaire. C’est aussi une occasion de renforcer votre image de marque. Mais attention, chaque dispositif technologique doit répondre à de réels besoins.

C’est pourquoi nous avons noté quelques conseils pour vous aider à choisir des outils réellement adaptés à vos priorités.

Faciliter la communication entre participants dans une salle de séminaire

Si l’un des principaux intérêts d’une réunion est de permettre aux gens de se rencontrer en personne, il ne faut pas non plus oublier que la plupart d’entre eux sont habitués à échanger de manière virtuelle au quotidien. Alors au lieu d’aller à l’encontre de ces pratiques, essayez plutôt de favoriser les interactions en mettant en place des activités de socialisation. Proposez par exemple une session photomaton pour stimuler les échanges ou un cours de cuisine pour renforcer l’esprit d’équipe. Et surtout n’oubliez pas que la technologie n’est pas une fin en soi mais un moyen utile de créer du lien.

Donner envie de s’investir

En plus de concourir au développement de relations interpersonnelles, certains outils technologiques peuvent inciter vos participants à renforcer leurs liens avec votre société ou vos sponsors et fournisseurs. Comet s’appuie ainsi sur de nombreux outils numériques pour aider ses participants à s’investir davantage dans leur salle de séminaire. Un projecteur ou un système d’affichage numérique peuvent permettre de diffuser des rappels sur le sujet du moment ou simplement sur le programme de la journée. En créant des occasions de participer et en disséminant des informations çà et là, les participants auront plus de facilités à s’investir dans les échanges.

Doper les échanges

Si vous avez déjà suivi une longue conférence, voire même plusieurs à la suite, vous savez à quel point cela peut être fatiguant. Pour y remédier, il existe certains outils numériques très utiles pour donner à tout le monde une chance de participer et de s’impliquer davantage. C’est le cas, par exemple, de l’application portable sli.do qui permet aux membres de l’auditoire de donner leur avis ou de poser des questions directement retransmises sur grand écran de la salle de séminaire. Cette technique est efficace pour stimuler le public et rendre votre conférence plus interactive. Cela aide aussi les participants à éviter les moments de fatigue et à mieux retenir l’information.

Faire du buzz au delà de la salle de séminaire

Il n’y a pas meilleure publicité pour un évènement que celle qui est faite directement par les invités. Profitez donc de leur présence et de leurs relations en leur donnant les moyens de partager leur expérience en direct sur les réseaux sociaux. Vous pouvez, par exemple, les inciter à relayer leur expérience sur leur blog ou leur compte Twitter avec des récompenses à la clé. Offrir des entrées gratuites à ceux qui relaient le plus de trafic vers le site de l’évènement ou un prix spécial à celui qui publie le meilleur article de blog à propos de la rencontre peut s’avérer payant au final.

Prolonger l’évènement

Pour continuer à faire vivre votre conférence même après sa conclusion, il peut être judicieux d’anticiper l’élaboration d’une stratégie numérique. Afin de permettre à tous ceux qui n’ont pas pu se déplacer de pouvoir suivre les débats, vous pouvez par exemple retransmettre la rencontre en temps réel sur le Web. Après la rencontre, vous pouvez également mettre des podcasts en ligne à la disposition des internautes. Ces techniques permettent aux participants de revenir par la suite sur le contenu de la conférence et d’en faire la promotion dans leur entourage. C’est également une bonne méthode de fidélisation de votre public.

Intégrer l’usage des nouvelles technologies au programme de votre conférence permet donc non seulement d’en améliorer l’organisation mais aussi d’en stimuler la fréquentation. Cependant, cela ne doit pas constituer uniquement un argument de vente. Compte tenu du coût de ces précieux outils, mieux vaut investir de manière raisonnée en ne perdant pas de vue les objectifs qu’ils doivent servir !

Pour plus de questions, n’hésitez pas à contacter un de nos Meeting Scientists chez Comet Meetings

 

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