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Que vous soyez complètement novice en la matière ou que vous ayez déjà organisé plus d’une centaine de réunions, il est toujours utile de se remettre en question. Quelles sont les grandes étapes pour organiser une réunion ? Comment préparer et animer une réunion en entreprise ? Comment diriger une réunion de travail ? Quel est le secret d’une réunion réussie ? Comet Meetings vous renseigne.
Les objectifs varient en fonction du type d’événement que vous organisez.
Définissez en amont vos attentes :
Clarifier le but de la réunion avant de la planifier vous permet de confirmer sa pertinence ainsi que d’en optimiser son organisation. Vous revalorisez ainsi la rencontre car chaque participant peut se concentrer sur l’objectif de la réunion et elle prend alors tout son sens.
La gestion de plusieurs activités et objectifs constitue l’une des raisons principales du manque de productivité. Quand vous organisez votre réunion, assurez-vous qu’elle ne traite que d’un sujet central sur lequel vos participants pourront se concentrer. Nous vous proposons de lire notre guide « La Cométhode » qui vous propose 60 conseils pour sauver vos réunions.
Si vous êtes amenés à traiter des sujets divers, veillez à ce que les salles et leurs dispositions reflètent ces objectifs, à savoir : des salles réservées aux ateliers, des zones plus informelles, des espaces plus confidentiels pour prendre du recul, des espaces en îlots ou en théâtre.
Afin que votre réunion soit efficace et surtout qu’elle ne soit pas considérée comme une perte de temps par les participants, il est important de bien cibler les personnes invitées. En fonction de l’objectif de votre réunion et du format de la rencontre, vous pourrez convier plus ou moins de monde. Parfois, mieux vaut convier un comité restreint afin de favoriser une participation active. A vouloir inviter trop de monde, vos collaborateurs risquent de se sentir inutiles et donc de ne pas prendre part à vos échanges.
Quel que soit le type de réunion que vous prévoyez, il est important de pouvoir estimer le nombre de participants et donc de demander à chaque invité de confirmer ou non sa présence. La dynamique de groupe n’est pas la même dans une réunion à 10 personnes que dans une réunion à 50 personnes. Les discussions seront aussi susceptibles de varier selon la présence de tel ou tel membre de l’équipe. En cas d’absence d’un invité, une partie de la réunion pourrait aussi être raccourcie, ou a contrario, développée.
Lors de la planification de votre réunion, vous devez vous poser une question importante : ce temps d’échange nécessite-t-il la présence physique de vos participants ou peut-il être assuré à distance ?
De nos jours, les réunions en ligne sont courantes. Elles permettent à différents participants de se retrouver sans contraintes puisqu’il n’y a pas de déplacement à prévoir. C’est une solution pratique lorsque la rencontre en réel n’est pas une nécessité. L’organisation d’une réunion en ligne peut aussi être pratique lorsque vos locaux ne permettent pas aux participants d’être réunis dans de bonnes conditions.
Pour certaines réunions, il peut néanmoins être intéressant de se réunir. Si vos bureaux ne vous permettent pas d’accueillir vos participants, vous avez aussi la possibilité de louer un lieu pour quelques heures, une journée ou plus. Il est important que le lieu que vous recherchez soit cohérent avec la philosophie de votre entreprise et l’ambition de votre réunion. Pourquoi choisir une salle austère et sombre alors que votre entreprise est innovante et en pleine croissance ? Sélectionnez un environnement à la hauteur de vos ambitions ! Comet Meetings vous propose désormais 5 lieux de réunions à Paris et 1 lieu à Bruxelles avec ses 29 salles de réunion, toutes adaptées aux nouveaux modes de travail.
Microsoft Teams est devenu un outil largement utilisé dans l’environnement de travail pour établir une connexion directe entre les différentes personnes qui composent un groupe de travail. Vous pouvez, entre autres, y chatter, envoyer différents types de fichiers ou planifier des réunions, sujet dont nous allons parler maintenant et que nous trouvons extrêmement intéressant.
Pour créer une réunion sur Teams, plusieurs options s’offrent à vous.
Vous pouvez :
Un doodle est très utile pour proposer des événements à des groupes : les participants peuvent indiquer s’ils veulent ou non assister à un événement, proposer différentes options, etc. Par exemple, si vous voulez organiser une réunion d’équipe, vous pouvez créer un doodle avec différentes dates : les salariés votent pour les jours auxquels ils peuvent assister et de cette façon vous pouvez facilement déterminer le meilleur jour pour vous réunir. Une fois que vous avez créé le doodle, vous pouvez envoyer le lien aux participants afin qu’ils puissent voter. Pour créer un Doodle, il vous suffit de passer par ce lien. La création d’un Doodle est gratuite.
Il est temps de mettre fin aux réunions chronophages et sans but qui alourdissent le programme d’une journée déjà bien chargée. Pour cela, il est important de se focaliser sur trois points importants :
Le choix d’une date de réunion n’est jamais anodin. En tant qu’organisateur, vous devez être à l’aise avec cette date. En fixant une date trop proche, vous risquez de ne pas être prêt à temps et de vous angoisser. En fixant une date trop lointaine, vous risquez de remettre à plus tard certains points et donc de ne plus être aussi efficace.
Le créneau horaire est lui aussi important. Bien choisi, il vous aidera à maximiser l’attention et la concentration des collaborateurs invités. Alors quand faut-il planifier sa réunion ? On vous recommandera d’éviter les réunions post-déjeuner ou en fin de journée pour plusieurs raisons. Après la pause déjeuner, on constate parfois une baisse de concentration en raison de la phase de digestion. En fin de journée, vos participants risquent d’être davantage préoccupés par le fait de quitter leur lieu de travail à temps que d’intervenir en réunion pour relancer les échanges.
La durée de la réunion va elle aussi beaucoup jouer sur la participation de votre public. Une réunion trop longue est un problème car les participants décrochent. A contrario, une réunion trop courte peut nuire à son efficacité : les animateurs risquent de se sentir pressés, de parler trop vite et de bâcler leur intervention. On conseillera généralement un format d’une heure, en fonction de votre ordre du jour, cela va sans dire. Si vous souhaitez privilégier un format plus long, pensez à prévoir des temps de pause.
Toute réunion efficace nécessite des supports de communication appropriés. Le plus simple et le plus accessible reste le diaporama – présentation de type Power Point ou Google Slides. Afin de capter l’attention de vos participants, veillez à proposer des diapositives claires et aérées. Si la typologie de votre entreprise vous le permet, n’hésitez pas à y glisser quelques touches d’humour, cela participera à faire réagir les participants et à faire passer des informations dans la bonne humeur.
Si vous choisissez d’organiser votre réunion de travail dans une salle, testez le fonctionnement du matériel informatique au préalable et n’attendez pas la dernière minute. L’inconvénient des outils technologiques est que bien souvent personne ne sait comment s’en servir. Pour prévenir les frustrations et les mauvaises surprises le jour J, prenez le temps au cours de l’organisation de votre réunion pour tester les équipements ou opter pour des solutions intuitives, accessibles et simples. Cela constituera un gain de temps considérable qui ravira tous vos participants. Nous vous invitons par ailleurs à lire notre article dédié au rôle de la technologie dans une salle de séminaire.
L’environnement, l’espace disponible, l’équipement, les outils sont autant d’éléments à prendre en compte quand vous organisez votre réunion. Il n’y a rien de pire lors d’une journée de séminaire que des chaises inconfortables. Evitez cet écueil classique en privilégiant des lieux avec un équipement adapté et sélectionné avec soin. Si vos locaux ne permettent pas d’accueillir vos participants dans les meilleures conditions, alors tournez-vous vers la location d’une salle de réunion. Vous pouvez à ce titre consulter notre article dédié au choix et au rôle des assises dans un séminaire.
Maintenant que vous avez défini le format de votre réunion et fait le choix entre une réunion en présentiel et une réunion en ligne, il est important de se pencher sur son déroulement. Vous ne pouvez pas convier vos collaborateurs à votre événement d’entreprise sans avoir pris le temps de l’organiser correctement. Pour cela, il est important de vous pencher sur l’ordre du jour. Quelles sont les informations à communiquer ? Quelles sont vos priorités ? Toutes vos communications doivent-elles être transmises dans cette réunion ? Qui se charge de les annoncer ?
L’idéal est d’annoncer l’ordre du jour au début de votre réunion, avec par exemple un sommaire dans votre présentation. Pour le bon déroulement de la réunion et afin que vous puissiez respecter le créneau horaire fixé, veillez à rappeler les règles de fonctionnement. Expliquez par exemple aux participants s’ils peuvent intervenir pour poser des questions ou s’ils doivent attendre la fin de la présentation. Lors d’une réunion en ligne, vous pouvez par exemple préciser d’utiliser un chat écrit plutôt que de prendre la parole oralement si cela vous arrange. La prise de parole de vos différents participants peut vite vous retarder, c’est pourquoi il est important de préciser à votre public quand il peut prendre part aux échanges. Vous pouvez aussi organiser un tour de table à la fin de votre présentation.
L’efficacité d’une réunion passe systématiquement par un temps de préparation. Que vous assuriez seul la conduite de la réunion ou que vous soyez plusieurs, il est important d’effectuer quelques répétitions ou du moins d’attribuer à chaque orateur un timing précis pour sa prise de parole. En ayant connaissance du temps de parole qui lui est attribué, chaque collaborateur « animateur » pourra ainsi créer ses diapositives ou organiser son discours.
Assurez-vous de faire respecter le rythme de la prise de parole en permettant à chaque participant de s’exprimer. Lors d’une réunion, il est parfois intéressant qu’un membre organisateur garde un œil sur la montre pour alerter un orateur qui dépasserait son temps de parole.
Les réunions sont le moment propice à la réflexion de groupe mais bien souvent les partenaires n‘ont pas l’occasion de se retrouver de manière informelle. A vous de donner l’opportunité à vos participants de se réunir autrement en allongeant les temps de pause par exemple. Ces petites attentions favoriseront la cohésion d’équipe et les résultats de ces journées intensives ne peuvent être que meilleurs.
En admettant que plusieurs réunions s’enchaînent, comme sur une journée de séminaire par exemple, vos participants apprécieront que vous pensiez à organiser la pause déjeuner. N’hésitez pas également à prévoir une soirée cocktail en fin de journée ou un afterwork.
Les régimes alimentaires aujourd’hui sont divers et tous plus complexes les uns que les autres. Il serait tout de même dommage que l’un de vos participants soit privé de déjeuner parce qu’il/elle est intolérant au gluten, allergique aux arachides ou qu’il/elle ne mange pas de viande ! Pour éviter un tel incident, une étape de l’organisation de réunion consiste à s’informer auprès de vos participants de leurs exigences alimentaires ainsi que de la composition des repas de votre espace hôte, si vous avez loué une salle. Privilégiez les plats légers, riches en nutriments essentiels à la concentration afin que vos collègues reprennent leur journée dans les meilleures conditions.
Que vous ayez choisi le format de la réunion en ligne ou de la réunion en présentiel, il est important de garder une trace de vos discussions. Pour cela, vous pouvez mettre en place plusieurs choses :
N’hésitez pas à partager votre compte-rendu aux membres présents mais également à toutes les personnes absentes, qui n’ont pas pu assister à vos échanges pour diverses raisons.
L’organisation d’une réunion n’est pas aussi simple qu’on l’imagine mais en appliquant quelques bonnes pratiques, elle peut rapidement être plus efficace. Certaines réunions d’équipe ou rencontres professionnelles peuvent valoir le coup d’être organisées en dehors des lieux habituels. On pensera notamment au séminaire d’entreprise qui s’organise sur une ou plusieurs journées.
Les bureaux de votre entreprise ne sont parfois pas adaptés pour accueillir du public. Pour cette raison, il peut être utile de louer un espace dédié à votre prochaine réunion. Chez Comet Meetings, nous vous proposons différentes formules pour répondre à vos besoins. Nous pouvons ainsi vous accompagner dans le choix de votre lieu de réunion ou séminaire mais également vous proposer des ateliers ou des expériences inédites qui favoriseront le bien-être et la concentration de vos participants. Vous pouvez consulter notre offre de team building pour en savoir plus.
Chez Comet Meetings, nous croyons en l’intelligence collective qui se révèle en réunion, et au fait que 1+1=3. Nous vous proposons de vous aider à structurer et animer votre réunion en faisant intervenir un expert. Nous mettons à votre disposition différents outils ainsi que des solutions sur-mesure. Pour les découvrir, nous vous invitons à consulter notre page dédiée.
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Vous aurez réussi l’organisation de votre réunion si vous constatez que les attentes de vos participants ont été prises en compte du début à la fin de la journée de séminaire. Ne laissez pas repartir vos convives avec un goût amer : en pensant leur expérience dans les moindres détails, vous serez en mesure de leur faire passer une journée mémorable.
