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Quelques conseils pratiques pour une présentation réussie dans une salle de réunion

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Une présentation dans une salle de réunion, c’est souvent synonyme d’ennui, alors que c’est un formidable outil de communication et de management. Alors la question se pose :

Comment transformer votre présentation dans une salle de réunion en un moment stimulant pour votre auditoire ?

Il existe plusieurs façons d’y parvenir. Tout d’abord il faut faire preuve de créativité en ce qui concerne la forme de votre présentation. Soyez original et proposez à votre public de quoi alimenter les discussions et entretenir les passions. En utilisant certaines techniques de stimulation, vous parviendrez à maintenir l’attention des participants du début jusqu’à la fin et à attirer plus de monde.

Ensuite, il faut travailler sur l’aménagement de la salle de réunion pour engager tous les participants et ce dans la durée, en jouant sur la configuration de l’espace, ou la variété du mobilier.

Voici quelques conseils pratiques pour donner plus de poids à vos présentations et aménager l’espace de manière à ce que vos participants passent un moment agréable tout en restant concentrés.  

Les méthodes de présentation dans des salles de réunion

Nous nous sommes tous déjà retrouvés dans une réunion à essayer de suivre une présentation Powerpoint totalement illisible et submergée de contenu. Il faut à chaque fois choisir entre lire le texte affiché sur le diapo ou rester concentré sur le discours de l’intervenant…

Il est regrettable de perdre l’attention d’une partie de son auditoire juste pour une erreur de forme. Surtout lorsque l’on sait qu’il existe toute une panoplie d’outils modernes et efficaces pour rendre votre exposé palpitant !

Le modèle Pecha Kucha : 6 minutes – 20 slides – 20 secondes

Quoi de mieux qu’un slide de 20 secondes pour dynamiser un intervenant ennuyeux dans sa salle de réunion ! Encore que, pour y parvenir, celui-ci doit être prêt à s’exprimer dans un laps de temps très court puisque chaque slide disparaît automatiquement après le temps imparti. D’autre part, n’oubliez pas qu’il est toujours plus agréable de contempler une belle image plutôt qu’une page de texte sur fond blanc !

Et pour pimenter encore un peu les choses, n’hésitez pas à mettre chaque exposant au défi. C’est ce qu’a fait IBTM à Abu Dhabi il y a quelques années en obligeant chaque orateur à limiter son temps de parole à 6 minutes. Même si l’exercice est délicat, il permet d’apporter un côté fun et ludique à chaque exposé !

Haiku Deck : la solution de présentation en ligne

Haiku Deck est un nouvel outil de création de supports de présentation. Simple d’utilisation, ce logiciel met surtout l’accent sur l’aspect visuel de votre exposé grâce à une belle photothèque HD mise à votre disposition pour agrémenter vos slides. Vous avez aussi la possibilité de télécharger vos propres images et d’afficher des tableaux et graphiques de grande qualité. Haiku Deck limite également le nombre de mots par slide pour que votre auditoire n’ait plus à choisir entre vous lire ou vous écouter !

Smart Kapp: la solution pour dynamiser votre présentation de réunion

Chez Comet Meetings, nous avons mis l’accent dans nos salles de réunion sur les outils technologiques, cela passe par des écran 4K, des projecteurs full HD ou une sonorisation dernière génération. Nous avons voulu également vous aider lors de vos présentations en installant Smart Kapp  dans les salles de réunion. Smart Kapp est un paperboard numérique et interactif, il permet à n’importe qui de voir ce que vous écrivez dessus et ce dans le monde entier. Vous n’avez plus besoin de prendre de notes ou renvoyer à vos auditeurs le brainstorming de la veille, notre paperboard l’envoie directement.

L’aménagement de la salle de réunion

Il était temps que quelqu’un le dise : personne n’aime s’asseoir au milieu de plusieurs rangées de chaises. Chaque fois que vous avez envie de vous lever, vous vous retrouvez à faire la grue pour atteindre la sortie en bousculant tout le monde sur votre passage. Et quand vous retournez à votre place, c’est généralement pour retrouver une chaise terriblement inconfortable. Sans parler de la difficulté de créer de nouveaux liens ou de simplement échanger avec les autres participants. Sauf si devoir jouer des coudes en vous excusant constamment ne vous pose aucun problème, il est temps de changer notre approche en la matière.

C’est pourquoi chez Comet Meetings, vous êtes conseillé par votre meeting scientist en fonction de l’objectif de votre réunion. Vous souhaitez un format plus informel ? Vous avez un atelier de travail à mettre en place mais vous souhaitez que les échanges soient plus libres ? Nous vous proposons des dispositions classiques comme de l’îlot mais également des dispositions plus casual avec chauffeuses canapés et poufs pour coller au mieux à votre objectif de présentation et pouvoir surprendre vos participants. Dans nos salles de réunion tout est possible !

Les ballons d’exercice dans des salles de réunion

Qui n’a jamais eu envie de se dégourdir les jambes en pleine réunion ? Il est tout à fait possible de stimuler à la fois l’esprit et le corps même s’il est toujours surprenant de rentrer dans des salles de réunion remplis de ballons. Il est peut-être un peu délicat au premier abord de se laisser convaincre de s’asseoir en équilibre sur un ballon lui-même installé sur une chaise mais on ne le regrette jamais après coup. Cela crée en effet un environnement beaucoup plus coopératif, surtout quand l’intervenant se mêle au jeu !

La méthode des cercles concentriques dans des salles de réunion

Cette technique d’aménagement de l’espace a pour but de rapprocher l’intervenant de son auditoire. C’est pourquoi de nombreux comédiens se produisent sur ce type de scène, entourés par leur public, ce qui les force à bouger dans l’espace pour se rendre visibles et audibles de tous. Bien-sûr, certains présentateurs habitués à s’exprimer en face-à-face devront passer par un léger temps d’adaptation mais, au final, cela permet de créer une ambiance plus intime et propice à l’échange dans des salles de réunion. Surtout si l’orateur a choisi de dialoguer avec son public plutôt que de réciter son intervention. Alors, prêt à essayer lors de votre prochaine présentation dans une de nos salles de réunion ?

Lâcher son smartphone pour une présentation de réunion réussie

De nos jours, plus personne n’arrive les mains vides dans des salles de réunion : smartphones, tablettes et ordinateurs portables font désormais partie de nos vies. Mais le problème est qu’il n’y a pas toujours de prises de courant pour les recharger. Cela donne souvent lieu à des scènes où chacun tente de se procurer la dernière prise disponible dans la salle de réunion avant que la batterie de son téléphone ne tombe à plat.

Chez Comet Meetings, nous nous sommes efforcés à trouver une idée simple et originale pour que votre public vous écoute vraiment. Nous avons mis en place dans toute les salles de réunion un « garage à portables », le participant arrive à la réunion, pose son téléphone dans le « garage à portables » près de la porte d’entrée, tout en le rechargeant en même temps ! Cela permet à vos collaborateurs d’enfin lacher prise tout en gardant les prises de courant pour vos ordinateurs portables et pouvoir ainsi faciliter la prise de notes dans des salles de réunion.

Garage à téléphone Comet

 

Lorsque les gens participent à un rassemblement dans des salles de réunion, ils ne veulent pas revivre la même conférence à laquelle ils ont assisté le mois dernier. Ils veulent voir quelque chose d’inédit, faire face à de nouveaux challenges et être stimulés ! Offrez leur cette possibilité en leur proposant des présentations qui sortent de l’ordinaire et un aménagement de l’espace plus collaboratif. Votre auditoire vous en sera reconnaissant !

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