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Presse 11.03.22

Planet Business : « Tout le monde réalise que la réunionite, c’est fini ! »

Planet Business : « Tout le monde réalise que la réunionite, c’est fini ! »

Les êtres humains sont grégaires, même en tant que travailleurs. Depuis toujours, l’entreprise n’échappe pas à la règle et a développé un mal persistant dans nos organisations : la réunionite. Mais pour Victor Carreau, Co-founder & CEO de Comet, le constat est clair : il faut absolument réinventer le concept même de réunion. Simple question d’efficacité.

 

Quelle place occupent les réunions dans l’organisation du travail en entreprise ?

Victor Carreau : « Le travail est constitué de trois grandes briques fondamentales : la production, soit le travail que l’on fait seul ; la collaboration, qui se fait par définition à plusieurs ; la socialisation, soit le lien que l’on crée entre collègues et qui nous donne un sentiment d’appartenance à une entreprise. Ces différentes tâches n’ont pas les mêmes finalités et ne peuvent donc pas s’effectuer selon les mêmes modalités. Le télétravail est par exemple bien plus adapté aux moments de production, quand les réunions le sont bien plus pour la collaboration et la socialisation. »

Quel regard portez-vous sur le rendement des réunions ? 

V. C. : « Ce rendement est en général extrêmement mauvais. De nombreuses études démontrent que plus d’une réunion sur deux ne sert tout simplement à rien. Avant même l’arrivée du Covid, les travailleurs se lassaient déjà de toutes ces réunions qui s’enchaînent à longueur de journée. Au point que la première phase de la pandémie a suscité une sorte de sentiment de libération pour beaucoup. Ne plus devoir être présents cinq jours par semaine au bureau leur a permis de ‘respirer’ et d’être plus productifs sur les tâches qui nécessitent de ne pas être dérangés. »

« Durant la deuxième phase, le fait d’être seul, sans se voir, n’a cependant plus été vécu comme une solution durable et le sentiment d’appartenance des équipes a diminué drastiquement. Interrogés ces derniers mois, plus de 8 Belges sur 10 nous disaient avoir hâte de reprendre les réunions en présentiel, se sentant ainsi plus créatifs et impliqués lorsque réunis au bureau. À présent, tout l’enjeu est sans aucun doute de se voir moins qu’avant la crise… mais mieux ! Tout le monde réalise que la réunionite, c’est fini ! »

Interrogés ces derniers mois, plus de 8 Belges sur 10 nous disaient avoir hâte de reprendre les réunions en présentiel, se sentant ainsi plus créatifs et impliqués lorsque réunis au bureau.

Quelles erreurs éviter afin de se voir « mieux » ?

V. C. : « On pourrait parler de 7 péchés capitaux. Le premier est de se réunir alors qu’on n’en a pas besoin. Les petites comme les grandes entreprises ont souvent tendance à organiser une réunion pour réfléchir sur un sujet, alors que chaque collaborateur pourrait très bien le faire dans son coin de manière plus efficace. Le deuxième est qu’en amont de la réunion, il faut être à même de partager les informations nécessaires à l’ordre du jour. »

« Si chacun les reçoit par exemple deux jours avant la réunion, il commence à la préparer consciemment ou inconsciemment. Le troisième est de réunir la terre entière alors que quelques personnes suffisent largement. Le quatrième est le non-respect des horaires, ce qui met tout le monde sous tension. »

« Le cinquième est la réunion où tout le monde est rivé sur son écran d’ordinateur ou son téléphone portable. Le sixième est de ne pas prendre 10 ou 15 minutes à la fin d’une réunion pour en faire la synthèse. Le septième et dernier péché, qui découle de l’absence de synthèse, est de ne pas définir un plan d’action. Une réunion est souvent un point de départ, pas une arrivée. »

En quoi votre société aide-t-elle les entreprises à optimiser leurs réunions ?

V. C. : « Chez Comet Meetings, nous offrons à la fois des infrastructures et des services adaptés. Côté environnement, nous sommes le premier acteur sur le marché à offrir des lieux 100 % spécialisés dans la réunion. Notre bâtiment de la place Stéphanie à Bruxelles compte 3.000 m², dont une moitié sont des espaces communs et l’autre, des salles de réunion toutes équipées pouvant accueillir de deux à cent participants. Situées dans les étages supérieurs, ces salles bénéficient de la lumière naturelle, d’un mobilier design développé par nos soins et de l’accompagnement d’une dizaine de collaborateurs Comet. »

 

Côté contenu, que prodiguez-vous comme conseils ?

V. C. : « Nous résumons notre vision des réunions en disant que ‘Meeting is the new office’. Autrement dit, lorsque nous irons désormais au bureau, ce sera principalement pour des moments de réunion. Pour que celles-ci soient réussies, nous disposons d’experts internes (par exemple, notre Meeting Evangelist) et externes. »

« Les premiers agissent un peu comme des médecins généralistes : ils répondent à 80 % de vos problématiques et vous orientent éventuellement vers les seconds, des spécialistes pour des questions plus spécifiques. Nos experts se rendent aussi chez nos clients pour les aider à se structurer et à tirer le meilleur parti de leurs réunions. »

« Par exemple, nos sessions de Wellness offrent un travail sur soi de respiration, de concentration et d’étirements, pour se mettre dans le bon état d’esprit avant une réunion. C’est un vrai bénéfice notamment pour des participants qui ne se connaissent pas, ils brisent la glace pour ensuite vivre une réunion plus efficace et interactive. Notons aussi que nous avons publié plusieurs guides sur la question des réunions, dont la « Cométhode », qui regroupe les 60 conseils de Comet pour les réussir. »

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