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Conseils 02.01.20

Organiser votre réunion en amont pour son bon déroulement

Organiser votre réunion en amont pour son bon déroulement

La réunion est un sujet important pour les entreprises car en plus de permettre d’avancer sur des sujets de fond, elle impacte le temps de travail des collaborateurs. C’est pourquoi elle doit être gérée du mieux possible. 

Les salariés passeraient en moyenne 8 heures par semaine en réunion*. Prenons une réunion classique d’une heure, avec 8 personnes autour de la table : cela représente 8 heures de travail productif, soit l’équivalent d’une journée de travail d’un collaborateur. Mais au fond, cette réunion doit-elle vraiment avoir lieu ?

Avant de lancer les invitations, assurez-vous de connaitre la raison d’être de celle-ci, et de vérifier que vous ne pouvez pas régler le sujet avec une simple discussion entre deux points.

La réunion est importante pour rassembler vos collaborateurs ayant des objectifs communs tels que :

  • échanger sur de nouveaux projets
  • valider une décision importante, faire part d’informations
  • obtenir des informations importantes au développement de l’entreprise
  • analyser et trouver des solutions
  • … etc

Cette réunion ne doit tout de même pas devenir une routine, elle doit être organisée avec un but précis. Il est nécessaire de se poser les bonnes questions en amont.

 

Combien de personnes devez-vous inviter à votre réunion ?

Dans la plupart des cas, il est conseillé de ne pas réunir trop de personnes, pour gagner en efficacité. En fonction du type de réunion, le nombre de participants peut varier.

 

Quel format pour ma réunion ?

Ils n’existent aucune réunion ou séminaire identiques. Générer des idées, organiser, négocier… À chaque réunion doit être donné un objectif précis et donc un cadre de travail adapté. Demandez vous quel est votre objectif.

Trancher ? Planifier un comité de décision.

Informer ? Choisissez le format conférence.

Brainstormer ? Optez pour un atelier de créativité.

Avant d’organiser un meeting, pensez toujours au(x) résultat(s) que vous voulez atteindre !

 

Un réunion chez Comet Meetings
Configuration des salles de réunion

 

Pour quelle(s) raison(s) vous réunir ?

  • La réunion d’information :
      • Probablement le cas de figure le plus utilisé pour transmettre un message à toutes les personnes concernées. L’idéal est d’opter pour une configuration conférence pour ce type de réunion 
  • La réunion d’échange :
      • Faire le point avec ses collaborateurs sur les projets en cours, les nouveaux objectifs. Configurations conseillées : Cabaret pour une séance de travail ou Casual pour un atelier de créativité 
  • La réunion de formation :
      • Former ses (nouveaux) collaborateurs aux nouvelles techniques ou nouveaux produits, en définissant les idées-clés à faire partager et compétences à acquérir. Pour cela, nous vous conseillons de configurer votre salle en format U

 

Chez nous vous pouvez organiser vos meetings sur-mesure ! Ça vous tente ? Rendez-vous sur Comet Booking 🚀

 

 

* d’après une étude Barco et Circle Research

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