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Actus 12.06.17

Quels espaces de réunion prévoir en fonction de l'objectif de son séminaire d'entreprise ?

Quels espaces de réunion prévoir en fonction de l'objectif de son séminaire d'entreprise ?

L’espace de réunion doit prendre en compte les particularités de l’événement organisé

Lorsque l’on recherche un espace de réunion en dehors de ses locaux que ce soit pour un board, une formation, une réunion d’équipe ou un brainstorming il ne s’agit pas uniquement de trouver un lieu suffisamment grand pour faire rentrer tout le monde. Même si chaque mètre carré doit bien entendu être optimisé, il est tout de même important de bien prendre en compte les particularités de l’événement que vous organisez.

De nombreuses entreprises s’intéressent de plus en plus à la configuration de leurs espaces de réunion, notamment pour optimiser au mieux le temps passé par leurs employés chaque année dans ces réunions. À travers le concept du Human-Centered Design (HCD), une méthode basée sur un travail de recherche qui consiste à s’inspirer des habitudes et interactions des humains lors de la création de produits ou d’espaces, ces entreprises ont pris conscience de l’impact de l’aménagement des espaces de réunions sur les enjeux cruciaux de ces journées de travail que sont la pédagogie, la collaboration, la concentration, la créativité ou la productivité.

Après de nombreuses études, les lieux de réunions et de séminaires comme Comet Meetings ont tiré des enseignements précieux pour mettre l‘aménagement des espaces de réunion au profit des objectifs que les organisateurs d’évènements souhaitent atteindre lorsqu’ils font appel à un espace de réunion. Voici quelques-uns de ces objectifs recherchés lors d’une journée de réunion ou de séminaire.

Objectif n°1: S’informer et évaluer

Séminaires et formations nécessitent beaucoup d’espace pour accueillir de nombreux participants. C’est pourquoi, selon un récent rapport de IACC,  de nombreuses entreprises sont désormais obligées de rechercher des espaces à l’extérieur de leurs locaux.

Dans ce type de journée, les participants sont amenés à rester assis plusieurs heures. De ce fait, en tant que gestionnaire d’espaces de réunions, il est impératif de mettre en place des installations confortables permettant à chacun d’être à l’aise et de rester concentré tout au long de la réunion. Vous trouverez davantage de détail sur le choix des assises dans un précédent article intitulé « le rôle des assises pour un séminaire réussi ».

Objectif n°2 : Développer de nouvelles idées

Si vous souhaitez créer une atmosphère propice à la réflexion dans une ambiance créative et collaborative, il est préférable de privilégier des petits espaces de réunion conviviaux où les participants se sentent à l’aise pour exprimer leurs idées. Cela passe notamment par la mise à disposition des outils pratiques tels que les post-it, feutres, paperboard interactifs ou encore des murs écritoires.  Dans le cadre de brainstorming, d’autres outils peuvent être utilisés et impliquent souvent des actions de construction (comme la mise en place d’une chaîne d’aviation en légo). Tous ces éléments sont présents dans les espaces de réunion Comet meetings.  

Un espace de type “studio ou loft” aura l’avantage d’offrir un environnement collaboratif et flexible adapté à l’accueil de groupes de différentes tailles. Ces espaces de réunions disposent généralement de tableaux de présentation mobiles ou de sièges à roulettes et permettent la libre circulation de l’information : Les participants peuvent se déplacer, s’exprimer plus facilement en se faisant mieux entendre que lorsqu’ils sont tenus de rester assis à leur chaise face à un écran.

Objectif n°3 : Développer son réseau

Permettre aux participants de créer des liens n’est peut-être pas l’objectif principal d’une réunion mais inclure un temps de pause plus informel dans le programme de la journée permet bien souvent de créer des opportunités de rencontres, d’échanges et donc de réseautage.

Il est cependant difficile de parvenir à ce type d’ambiance dans un lieu trop spacieux et formel comme un auditorium ou au contraire trop étroit et moins flexible comme une salle de réunion classique. Proposer des zones de détente un peu à l’écart des espaces de réunion permet de créer une ambiance de rencontre informelle propice à la discussion.

Espace de reunion

Dans l’idéal, ce type d’espace doit proposer plusieurs points de rencontre donnant envie de s’y attarder et d’entamer la conversation, cela pouvant être des espaces communs de pauses où les participants y trouveront à grignoter ou un espace dédié à la restauration pour les déjeuners. Dans une journée de réunion, le moment du déjeuner est d’ailleurs un moment clé de l’expérience client et participe à la réussite de la journée. Il est donc nécessaire que les participants soient installés dans des espaces confortables, propices à la détente, idéalement à la lumière du jour et que la qualité du déjeuner soit à la hauteur de leurs espérances (vous trouverez un complément d’information sur ce sujet dans notre article En séminaire d’entreprise, pour penser efficacement, il faut manger sainement).

Tous ces espaces communs sont souvent des lieux de regroupement informels qui sont favorables à la rencontre et à la détente. Les intervenants et participants ont en effet besoin de souffler régulièrement pour reprendre des forces et être en capacité de maintenir leur attention pendant toute la durée de la journée de réunion.  

Par ailleurs, il est aussi important d’offrir des espace d’isolement et afin de permettre aux participants de prendre du recul et de se poser.  Chez Comet Meetings des espaces de petite taille (appelées des “Capsules”) complètement équipés et meublés permettent aux participants de s’isoler en vue de préparer leur présentation, prendre leur appel ou faire un feedback individuel.

Une réunion : avant tout une histoire d’hommes et de femmes

Au final, si l’on se place dans une perspective holistique de l’organisation évènementielle, la vraie question qui doit être posée est : « quelles-sont les attentes des participants lors de cette journée de réunion ? ».

En vous installant dans des espaces de réunion permettant l’échange, l’émulation et la rencontre, vous pourrez mesurer l’utilité de vos efforts d’organisation face à des participants qui repartent pleinement satisfaits de leur journée.

C’est d’ailleurs dans cette optique que Comet a été fondé, l’objectif étant d’en finir avec les réunions improductives, la perte de temps et l’énergie gaspillée.

Dès cet été, Comet vous accueille dans une ancienne usine de store, au cachet industriel et dans lequel vous trouverez un lieu dédié à la réunion et pensé pour assurer la productivité, le bien-être et la créativité de vos rencontres.  

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