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Conseils 05.04.17

Quel espace réserver à chaque participant dans une salle de réunion ?

Quel espace réserver à chaque participant dans une salle de réunion ?

Lorsque l’on cherche un lieu pour accueillir une conférence ou une réunion, il ne s’agit pas uniquement de trouver un espace suffisant pour faire rentrer tout le monde. Même si chaque mètre carré doit être optimisé, il faut nécessairement prendre en compte les particularités de l’évènement que vous organisez.

Les grandes sociétés s’intéressent de plus en plus à la configuration de l’espace de leurs salles de réunion, notamment pour y réduire le temps perdu par leurs employés chaque année. À travers le concept du Human-Centered Design (HCD), une méthode basée sur un travail de recherche aux Etats-Unis, ces entreprises prennent conscience de l’impact de l’aménagement de l’espace d’une salle de réunion sur les enjeux cruciaux que sont la pédagogie, la collaboration, la créativité ou la productivité. De nos recherches, nous avons tiré des enseignements précieux pour mettre l’aménagement de l’espace au service de vos objectifs.

Objectif : informer et évaluer dans une salle de réunion

Séminaires et formations nécessitent beaucoup d’espace pour accueillir de nombreux participants. C’est pourquoi, selon un récent rapport de l’industrie (USA), ce sont désormais les structures du type centre de conférence spécialisé qui sont les plus sollicitées pour héberger des séminaires d’entreprise. Près de 60% des évènements hébergés par ce type de structure sont d’ailleurs liés à la formation.

Dans ce type d’environnement, les participants doivent souvent rester assis plusieurs heures. De ce fait, en tant qu’organisateur, il est impératif de mettre en place des installations confortables permettant à chacun d’être à l’aise et de rester concentré. En général, amphithéâtres et forums publics sont bien adaptés car souvent équipés de longues tables, de sièges ergonomiques et d’une bonne isolation phonique.

Objectif : développer de nouvelles idées dans une salle de réunion

Si vous souhaitez créer une atmosphère propice à la réflexion dans une ambiance créative et collaborative, préférez des petites salles de réunion en mettant à disposition des outils pratiques pour encourager la discussion.

Un espace de type “studio” aura l’avantage d’offrir un environnement collaboratif et flexible adapté à l’accueil de petits groupes. Disposant généralement de tableaux de présentation ou de sièges à roulettes, ces lieux de réunion permettent à l’information de circuler librement.

Objectif : développer ses réseaux dans une salle de réunion

Permettre aux participants de créer des liens n’est peut-être pas l’objectif principal d’une conférence mais inclure un temps de pause au programme crée bien souvent des opportunités de rencontre et de réseautage.

Il est cependant difficile d’y parvenir dans un lieu trop spacieux et formel comme un auditorium ou au contraire trop étroit comme une salle de réunion. Installer un espace de détente un peu à l’écart permet en revanche de créer une ambiance de rencontre informelle propice à la discussion.

Dans l’idéal, ce type de lieu doit proposer plusieurs points de rencontre donnant envie de s’y attarder et d’entamer la conversation. L’espace doit être relativement confiné pour éviter que les participants ne se dispersent. Les halls d’accueil et autres points de rassemblement extérieurs à l’espace principal sont souvent des lieux de regroupement informels favorables à la rencontre et au relâchement. Intervenants et observateurs ont en effet besoin de souffler régulièrement pour reprendre des forces et être en capacité de maintenir leur attention pendant toute la durée de l’évènement.

Une histoire d’hommes et de femmes

Au final, si l’on se place dans une perspective holistique de l’organisation événementielle, la seule question qui doit être posée est : « quelles-sont les attentes des participants ? »

Chez Comet Meetings, nous avons installé des espaces d’échange, d’émulation et de rencontre, pour que chaque attente spécifique de votre événement soit adressée de la meilleure manière !

 

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