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Presse 09.04.19

Le Figaro : "Les solutions pour ne plus passer sa vie en réunion"

Le Figaro : "Les solutions pour ne plus passer sa vie en réunion"

Le trop-plein de réunions nuit gravement à la santé des entreprises. Le management essaie de s’adapter pour lutter contre ce mauvais penchant, tant sur le contenu que sur la forme.

«- Quel est l’objet de cette réunion? – De préparer la prochaine… – Ce n’était pas déjà l’objet de notre dernière réunion?». Cette conversation absurde, issue d’un dessin du caricaturiste Frédéric Delogne, pointe avec humour ce mal réel: la «réunionite». Autrement dit, la manie de faire réunion pour tout et n’importe quoi. Selon un sondage réalisé par la Harvard Business Review en début d’année, 71% des cadres estiment que les réunions sont improductives et inefficaces et 64% qu’elles ont lieu au détriment de la réflexion.

Et ce, alors qu’ils y consacrent 23 heures par semaine, contre dix heures dans les années 60. Des chiffres qui corroborent ceux de la start-up Jammy, spécialisée dans la réduction du temps de réunion, qui évalue à 20.000 euros le coût annuel des réunions par cadre.

L’avènement du co-walking californien

Mais comment rendre ces moments moins ennuyeux, moins nombreux, et plus efficaces? Chez Amazon par exemple, Jeff Bezos a imposé la «two pizza rule» pour limiter le nombre de participants en réunion. Les salariés ne doivent jamais organiser une réunion où deux pizzas ne suffiraient pas à nourrir tout le monde. Ils ont aussi l’obligation de coucher sur le papier toute idée nouvelle avant de la formuler. Sur les campus californiens de LinkedIn et Facebook, la mode est au «co-walking», mis en lumière par le fondateur d’Apple, Steve Jobs. Là-bas, l’immobilité de la salle de réunion cède la place aux déambulations d’une promenade à l’extérieur, côte à côte.

Dans certaines start-up françaises, sans éradiquer complètement le phénomène, on privilégie les réunions debout pour raccourcir leur durée ou on limite purement et simplement le temps à quinze minutes, «sinon ça veut dire que la réunion est mal préparée ou qu’il y a trop de sujets à évoquer», explique Alexandre Toussaint, fondateur de la société d’investissement en immobilier Baltis Capital.

Pour révolutionner leur façon de réunir leurs collaborateurs, les entreprises ne sont pas seules. De nombreuses solutions extérieures se sont engouffrées dans la brèche. La start-up Klaxoon, spécialisée dans l’animation des réunions, a su convaincre des entreprises de taille comme Carrefour, L’Oréal, Thalès, EDF, la SNCF, mais aussi le secrétaire d’État au numérique, Mounir Mahjoubi. L’entreprise rennaise a élaboré des technologies d’interaction (brainstorming, sondages challenges, quizz…) pour rendre les réunions plus participatives, constructives et éviter que la parole ne soit monopolisée par les cadors de la réunionite.

Dans une autre mesure, Roti.express, créée il y a un an, cherche à permettre «un meilleur retour sur investissement temps (r.o.t.i.)», sans intervenir directement sur le cours de la réunion. «L’idée m’est venue après une réunion désastreuse chez un client, lorsque j’étais consultant. Je devais recueillir leur ressenti, suggestions et appréciations, ce qui ne m’a même pas été possible», explique son fondateur Antoine Durand. Son entreprise propose donc un outil collaboratif de «feedback» (sondages, notations, commentaires) pour recueillir des pistes d’amélioration et rendre les réunions vraiment utiles.

Offrir un cadre plus inspirant

Locaux de l'entreprise Comet Meetings

Au-delà du contenu, c’est aussi le cadre qui change par l’agencement des locaux. Prisée pour les réunions et les séminaires, l’hôtellerie se cherche et s’adapte. Les grands acteurs traditionnels, comme Mercure ou Novotel, se voient désormais concurrencer par une myriade de jeunes acteurs, fins connaisseurs des codes de l’entreprise moderne. Parmi eux, Comet Meetings, lancé il y a deux ans, a ouvert son premier local à Paris exclusivement destiné aux réunions, inspiré de bureaux de Google et Facebook. «Notre idée est de proposer un meilleur niveau de service que les hôtels, pour le même prix, et d’offrir un cadre beaucoup plus inspirant, que ce soit en termes de design, lumière, hauteur de plafond, alimentation», explique Victor Carreau, cofondateur de l’entreprise.

«Les salariés doivent pouvoir se déplacer, afficher leurs idées et écrire sur les murs»

Même pari chez Les Hôtels (Très) Particuliers, où tout est pensé pour «répondre aux nouveaux usages du travail collaboratif». «C’est fini les séminaires ou réunions de présentation où l’auditoire reste passif. Aujourd’hui tout le monde participe. Les salariés doivent pouvoir se déplacer, afficher leurs idées, écrire sur les murs et travailler n’importe où, au bord de la piscine, près de la cheminée ou au bar», détaille le directeur commercial, Julien Lafilé. Des conseillers spécialisés dans l’organisation accompagnent même les clients, pour éviter par exemple d’entrer en brainstorming juste après le déjeuner. «Mieux vaut une ballade champêtre en petit groupe pour apprendre à se connaître».

Tout, jusque dans la nourriture, est ainsi repensé pour favoriser le dynamisme, le bien-être et la créativité. Les traditionnels jus d’orange sont remplacés par des smoothies, les viennoiseries par des gâteaux maison et les capsules de café par du thé bio. «Le but est de casser les codes traditionnels pour offrir une expérience «waouh» qui dénote, à tous les niveaux. Et cela touche l’ensemble du secteur. C’est un page qui se tourne», souligne Adrien Laurentin, cofondateur de la start-up de thé Oh My Tea, qui travaille avec de nombreux acteurs hôteliers, dont le groupe Accor, lui aussi en proie à d’importantes remises en cause pour rester compétitif sur ce marché.

 

Source : http://www.lefigaro.fr/decideurs/vie-bureau/2018/09/10/33008-20180910ARTFIG00018-les-solutions-pour-ne-plus-passer-sa-vie-en-reunion.php

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