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Conseils 31.03.17

Comment designer la salle de réunion parfaite ?

Comment designer la salle de réunion parfaite ?

Chaque jour, nous nous trouvons dans différents lieux qui influencent notre manière d’être. Au travail nous pouvons passer jusqu’à 50% de notre temps en réunion. De ce fait, il paraît judicieux de nous intéresser un peu plus à cet espace dans lequel nous passons une bonne partie de nos journées. Une salle de réunion peut tout à fait être réaménagée de manière à stimuler notre productivité, notre esprit créatif et notre motivation.

De récentes études scientifiques en psychologie et neuroscience ont levé le voile sur l’incidence de l’aménagement d’une salle de réunion sur notre façon d’y travailler. De l’éclairage à la décoration en passant par la température ambiante, voici quelques conseils pour dynamiser vos réunions.

Le pouvoir des plantes dans une salle de réunion

Vous avez peut-être déjà remarqué qu’en sortant simplement vous aérer quelques instants au milieu de votre journée, vous vous sentez comme revitalisé. Ce phénomène a été théorisé sous le nom de biophilie par le biologiste E.O. Wilson dans les années 1980. Celui-ci affirme qu’il existe un lien indissociable entre les hommes et tous les êtres vivants qui les entourent. Plus précisément, la biophilie postule que nous avons tous le besoin inné de nous sentir reliés à la nature et que ce contact modifie nos perceptions et nos ressentis.

Les travaux de recherche menés par l’entreprise de design biophilique Human Spaces ont permis de comprendre que notre environnement de travail exerce une réelle influence sur notre état psychologique. Ils ont notamment remarqué que la présence de plantes permettait d’augmenter considérablement notre productivité et notre créativité au travail. Dans cette étude, les personnes qui travaillaient au contact de plantes vertes démontraient un niveau de créativité 15% supérieur aux autres et un taux de productivité 6% plus élevé.

ratios de productivité salle de réunion

Les bienfaits du soleil dans une salle de réunion

Pour tirer pleinement parti des bénéfices d’un environnement de travail plus vert, il ne suffit pas de quelques plantes disséminées ici et là dans votre salle de réunion. Selon une étude du Laboratoire National sur les Energies Renouvelables (Etats-Unis), la luminosité nous affecte sur le plan psychologique et physiologique. « La lumière du jour joue à la fois sur notre forme et notre état d’esprit et permet de réduire la fatigue oculaire » expliquent les auteurs. Mais la luminosité satisfait également notre besoin d’être en relation avec le monde extérieur.

Dans une salle de réunion, les collaborateurs exposés à la lumière du soleil et à un environnement plus verdoyant sont généralement plus productifs et créatifs mais aussi plus facilement concentrés.

Le rôle du thermostat dans une salle de réunion

Nous avons déjà tous vécu des réunions difficiles dans des pièces glaciales. Si vous avez eu du mal à vous concentrer à ce moment-là, ne vous inquiétez pas, vous êtes tout à fait normal.

Suite à une étude de terrain dirigée par le professeur d’ergonomie Alan Hedge de l’université de Cornell, il est apparu que nous travaillons mieux dans un environnement chaud. Cela s’explique par le fait que, lorsqu’il fait trop froid, notre corps doit lutter pour maintenir à niveau notre température corporelle. Par conséquent, cela nous laisse moins d’énergie pour pouvoir nous concentrer efficacement.

Mais alors, quelle est la température idéale dans une pièce ? Pour répondre à cette question, une étude du Laboratoire National Lawrence Berkeley a calculé que « pour maximiser notre productivité, la bonne température est de 22°C ».

Le niveau sonore dans une salle de réunion

Dans un souci d’esthétique, de nombreuses salles de réunion sont équipées de parois en verre. Mais le problème est que, même si des cloisons transparentes et un sol carrelé sont agréables à l’œil, ils ont de très mauvaises propriétés acoustiques.

Ce sont des surfaces rigides qui créent de fortes réverbérations sonores. Impossible dans ces conditions de se faire entendre de manière claire. Pour réduire la résonance, mieux vaut alors privilégier une moquette au sol et du papier peint au mur ou encore un mobilier dont le revêtement absorbe les sons. Et si vous rechercher une ambiance moderne, vous pouvez regarder du côté des cloisons acoustiques comme ces carrelages muraux.

L’importance des finitions dans une salle de réunion

Au même titre qu’un bon revêtement est primordial pour une acoustique de qualité, les formes de mobilier sont essentielles pour travailler de manière efficace dans une atmosphère joyeuse. En premier lieu, il faut vous débarrasser de tous vos meubles anguleux et tranchants et opter pour des formes plus arrondies. Celles-ci sont rattachées, dans l’imaginaire collectif, à des émotions positives qui elles-mêmes encouragent la créativité.

Ainsi, dans une enquête datant de 2011, plus d’une centaine d’étudiants se sont vu proposer plusieurs modèles d’intérieurs générés sur ordinateurs. Les aménagements considérés comme attrayants et chaleureux étaient ceux dont le mobilier avait des formes arrondies. Dans une autre étude, le neuroscientifique Oshin Vartanian de l’Université de Toronto a constaté que les gens « préfèrent les espaces courbes ». La raison de cette inclination pourrait venir du fait que notre environnement naturel est rarement rectiligne. Et celui-ci nous étant très familier, nous avons tendance à l’associer à un sentiment d’harmonie et de tranquillité.

Il serait donc dommage de ne pas prendre en considération tous ces paramètres pour améliorer vos salles de réunion et ainsi favoriser le bien-être individuel et collectif. Il en va en partie de la réussite de votre entreprise. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, n’hésitez pas à contacter un Meeting Scientist chez Comet Meetings.

 

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