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Conseils 19.06.17

Comment construire une salle de réunion High-Tech ?

Comment construire une salle de réunion High-Tech ?

Comment construire une salle de réunion High-Tech ?

Il est souvent tentant d’acheter les derniers outils techniques à la mode juste pour le plaisir de les accumuler et de rester dans l’ère du temps et notamment pour rendre vos salles de réunions les plus high-tech possibles.

« On croit toujours qu’une salle de réunion Hi-Tech doit nécessairement utiliser les technologies les plus à la pointe pour plaire aux participants » nous explique Jean-Marc Vezin, expert technique dans l’audio-visuel, « mais privilégier l’aspect technologique à tout prix quitte à négliger l’aspect pratique et intuitif peut générer de nombreux problèmes. Il est en effet parfaitement inutile d’investir dans une technologie, certes très à la pointe, mais qui nécessite une formation (ne serait-ce que d’une demi-heure), que l’on va au final peu ou pas utiliser au cours d’une réunion car trop complexe en termes de prise en main. »

Chez Comet Meetings, nous avons sélectionné du matériel de haute technologie mais qui se manipule de manière intuitive et qui vous évitera de perdre un temps précieux.  L’ensemble des éléments (projection, audio…) a été concentré dans une console intelligente qui, en plus de contenir toutes vos papeteries, contient une tablette tactile avec des commandes simples (du type + ou -) vous permettant d’être rapidement autonome dans nos salles de réunions Hi-Tech.

Par ailleurs, l’utilisation des nouvelles technologies, quand elle fait l’objet d’un usage raisonné, peut aider à favoriser les interactions et l’investissement du public lors de votre évènement. C’est aussi une occasion de renforcer votre image de marque. Mais attention, chaque dispositif technologique doit répondre à de réels besoins.

C’est pourquoi chez Comet Meetings nous avons compilé de nombreux outils afin de vous garantir une salle de réunion Hi-Tech plaisant au plus grand nombre.

Faciliter la communication entre participants     

Si l’un des principaux intérêts d’une réunion est de permettre aux gens de se rencontrer en personnes, il ne faut pas non plus oublier que la plupart d’entre eux sont habitués à échanger de manière virtuelle au quotidien. Alors au lieu d’aller à l’encontre de ces pratiques, essayez plutôt de favoriser les interactions en mettant en place des activités de socialisation. Vous pouvez proposer des activités de team building comme par exemple une session photomaton pour stimuler les échanges ou un cours de cuisine pour renforcer l’esprit d’équipe. Conscient de cela, Comet Meetings s’efforce de vous trouver les meilleurs partenaires de team building sur Paris. Et surtout n’oubliez pas que la technologie n’est pas une fin en soi mais un moyen utile de créer du lien.

Donner envie de s’investir

En plus de concourir au développement de relations interpersonnelles, certains outils technologiques peuvent inciter vos participants à renforcer leurs liens avec votre société ou vos sponsors et fournisseurs. Comet Meetings s’appuie ainsi sur de nombreux outils numériques pour aider ses hôtes à s’investir davantage. Un projecteur ou un système d’affichage numérique peuvent permettre de diffuser des rappels sur le sujet du moment ou simplement sur le programme de la journée. En créant des occasions de participer et en disséminant des informations çà et là, les participants auront plus de facilités à s’investir dans les échanges.

Autre exemple d’outil numérique fournie par Comet Meetings, le paperboard numérique Smart Kapp. Plus besoin de prendre en photo vos paperboard ou pire encore repartir avec son rouleau de papiers à la fin de votre réunion. Cet outil interactif permet de sauvegarder en pdf vos réflexions et même de les partager en live à n’importe qui, n’importe où via un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Plus aucune perte de vos brainstormings, tout est stocké sur vos appareils.

Des outils à la pointe et simple d’utilisation, voici le crédo de Comet Meetings pour ses salles de réunions Hi-Tech.

Doper les échanges

Si vous avez déjà participé à une longue réunion, voire plusieurs à la suite, vous savez à quel point cela peut être fatiguant. Pour y remédier, il existe certains outils numériques très utiles pour donner à tout le monde une chance de participer et de s’impliquer davantage. C’est le cas, par exemple, de l’application Klaxoon, start up Française en plein développement, qui permet d’optimiser les échanges et les prises de décision dans une véritable salle de réunion Hi-Tech. Cette technique est efficace pour stimuler le public et rendre votre réunion plus interactive. Cela aide aussi les participants à éviter les moments de fatigue et à mieux retenir l’information. Devenir acteur de sa réunion et non plus la subir comme c’est malheureusement encore trop souvent le cas aujourd’hui.

Faire du buzz

Il n’y a pas meilleure publicité pour un évènement que celle qui en est faite directement par les invités. Profitez donc de leur présence et de leurs relations en leur donnant les moyens de partager leur expérience en direct sur les réseaux sociaux. Vous pouvez, par exemple, les inciter à relayer leur expérience sur leur blog ou leur compte Twitter avec des récompenses à la clé. Offrir une récompense à ceux qui relaient le plus de trafic vers le site de l’évènement ou un prix spécial à celui qui publie le meilleur article de blog à propos de la rencontre peut s’avérer payant au final. Lier le plus vieux moyen de communication du monde, à savoir le bouche à oreille, aux nouvelles techniques de l’information et de la communication, est la meilleure manière de rendre votre salle de réunion High-Tech attractive.

Prolonger l’évènement

Pour continuer à faire vivre votre conférence même après sa conclusion, il peut être judicieux d’anticiper l’élaboration d’une stratégie numérique. Afin de permettre à tous ceux qui n’ont pas pu se déplacer de pouvoir suivre les débats, vous pouvez par exemple retransmettre la rencontre en temps réel sur le Web. Après la rencontre, vous pouvez également mettre des podcasts en ligne à la disposition des internautes. Ces techniques permettent aux participants de revenir par la suite sur le contenu de la conférence et d’en faire la promotion dans leur entourage. C’est également une bonne méthode de fidélisation de votre public.  

Intégrer l’usage des nouvelles technologies au programme de votre réunion permet donc non seulement d’en améliorer l’organisation mais aussi d’en stimuler la participation. Cependant, cela ne doit pas constituer uniquement un argument de vente. Compte tenu du coût de ces précieux outils, mieux vaut investir de manière raisonnée en ne perdant pas de vue les objectifs qu’ils doivent servir à savoir obtenir une salle de réunion Hi-Tech mais aussi accessible au plus grand nombre !

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