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Actus 31.03.17

L'incapacité des lieux de séminaire à bien répondre aux besoins de l'organisateur d'un événement professionnel

L'incapacité des lieux de séminaire à bien répondre aux besoins de l'organisateur d'un événement professionnel

« Les commerciaux vous vendent du rêve, les opérationnels vous délivrent un cauchemar ! »

À la source de ce trait d’humour de la conférencière Ciara Feely, on décèle une pointe de vérité qui dessine en partie la réalité du monde de l’événementiel.

Car en dépit des meilleures intentions, on constate bien souvent un décalage entre les attentes de l’organisateur de l’événement professionnel et la gestion effective des prestataires des lieux de séminaire, souvent pointés du doigt pour leurs carences en communication.

Afin de réduire ce décalage entre ces deux acteurs et améliorer les échanges, Ciara Feely s’est penchée sur les raisons de ce désamour en allant à la rencontre d’une centaine de responsables événementiels. Elle a publié ses résultats lors de la conférence annuelle de l’IACC.

Problème n°1 : l’incapacité à coller aux attentes de l’organisateur d’un événement professionnel

Salles mal aménagées, espaces indisponibles au moment prévu, service de restauration inadéquat… Ces accrocs font partie des facteurs de stress habituels auxquels est confronté l’organisateur de l’événement professionnel le jour J.

Mais ces difficultés sont peut-être plus le fruit d’une mauvaise communication qu’un réel manque de suivi. Au final, cette problématique pourrait être totalement évacuée si les deux parties déterminaient leurs attentes et les détails de leur collaboration en amont du projet.

La solution : Feely suggère que ce soit le prestataire du lieu de séminaire qui prenne dès le début du partenariat l’initiative d’établir un échéancier et des moyens de communication prédéterminés. « Laissez-moi vous exposer quelle serait la marche à suivre dans les prochaines semaines si vous décidiez de travailler avec nous » : telle doit être la première accroche avant de se décider sur une éventuelle collaboration. Non seulement cela permet de partir dès le départ sur l’idée d’un dialogue constant mais également de poser les fondements d’une relation de confiance – ingrédient clé d’une coopération réussie.

Problème n°2 : les temps de réaction excessifs des prestataires des lieux de séminaire

Pour établir une communication fluide et une confiance renouvelée, les prestataires des lieux de séminaire doivent rationaliser leurs temps de réaction. Et si les deux parties ne se donnent pas en amont les moyens de communiquer efficacement et d’assurer la régularité des échanges, ils prennent le risque de multiplier les incidents tout au long de la préparation et peut-être même le jour J.

La solution : Feely préconise donc la mise en place d’un plan de communication interne chez le prestataire du lieu de séminaire, du service commercial au standard. Celui-ci doit permettre à l’information de circuler efficacement et de relayer précisément les desideratas du client. Un interlocuteur privilégié doit être désigné pour permettre au client d’être mis en relation avec une personne de confiance dans les plus brefs délais. Dans le même esprit, affecter un membre de l’équipe à la communication sur une activité spécifique revêt une importance stratégique. Si tous les intervenants sont sur la même longueur d’onde, les délais de réponse seront considérablement réduits.

Problème n°3 : les insuffisances des supports de réservation

Enfin, l’organisateur d’un événement professionnel a besoin d’avoir accès à certaines informations essentielles pour réserver un lieu de séminaire auprès d’un prestataire. L’organisateur doit déjà gérer toute la phase de recherche et n’a pas besoin de perdre plus de temps à devoir déceler l’information. Un site Internet inopérant ou incomplet est souvent une grande source de frustration qui peut mettre un terme d’office à toute éventualité de partenariat.

La solution : les prestataires des lieux de séminaire doivent afficher un maximum d’informations sur leur site Internet. Les tarifs, les conditions générales et la FAQ (Foire Aux Questions) doivent être facilement accessibles à partir d’une structure claire et aérée. Ces quelques renseignements apportent déjà un certain gage de fiabilité à même de soulever un intérêt plus poussé. À terme, cela peut mener à des opportunités de partenariat. L’enjeu est aussi de permettre à l’organisateur d’un événement professionnel de dessiner les premiers contours d’une collaboration avec le prestataire du lieu de séminaire. C’est pourquoi des services proposés en amont permettant d’anticiper les besoins des clients sont essentiels pour conserver sa clientèle et décrocher de nouveaux contrats. Même si cela est loin d’être aisé, le décalage entre l’organisation et la mise en œuvre peut être comblé sans que le casse-tête ne se transforme en cauchemar. Mais cela ne peut se faire qu’au prix d’un effort des prestataires pour rationaliser leurs processus de communication, afficher une information transparente et, surtout, établir un lien de confiance.

Pour plus de questions, n’hésitez pas à en discuter avec un meeting scientist de chez Comet Meetings !

 

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