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Les 10 questions à se poser pour structurer l’organisation d’une réunion

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Que vous soyez complètement novice en la matière ou que vous ayez déjà organisé plus d’une centaine de réunions, vous aurez toujours à répondre à une liste interminable de questions pour vous assurer du succès de votre rencontre. Il est temps de mettre fin aux réunions chronophages et sans but qui alourdissent le programme d’une journée déjà bien chargée.

La prochaine fois que vous êtes en charge de l’organisation d’une réunion, accueillez cette mission avec enthousiasme ! Il s’agit là de l’occasion idéale pour impressionner vos collègues en leur présentant des perspectives inédites.

Une première règle d’or qui vous permettra de dynamiser vos rencontres : Rendez intelligible votre processus de réflexion pour que tout le monde se sente bien informé et préparé en vue de cet évènement. Pour vous accompagner dans l’organisation de votre réunion, vous pouvez utiliser les questions ci-dessous pour faire le tri dans vos idées. En y répondant de manière détaillée, vous serez en mesure de prendre les décisions qui feront de votre réunion un véritable succès.

1. Quels sont mes objectifs personnels et ceux de ma société pour cette mission ?

Les objectifs varient en fonction du type de réunion que vous organisez. Définissez en amont parmi :

  • Communiquer et partager des connaissances préétablies (formation),
  • Développer de nouvelles idées (réflexion stratégique),
  • Prendre des décisions (réunion du conseil d’administration).

Clarifier le but de la réunion avant de la planifier vous permet de confirmer sa pertinence ainsi que d’en optimiser son organisation. Vous revalorisez ainsi la rencontre car chaque participant peut se concentrer sur l’objectif de la réunion et elle prend alors tout son sens.

2. De quels supports les participants ont-ils besoin pour atteindre leurs objectifs stratégiques ?

Une fois le type de réunion précisé et les objectifs établis, vous êtes en mesure de déterminer les outils nécessaires à vos participants pour atteindre leur but. Cette étape est primordiale dans l’organisation de votre réunion car elle vous permet de donner les moyens à vos collègues de travailler de manière efficace.

3. Quelle image de mon entreprise et de moi-même renvoie le lieu que j’ai sélectionné pour accueillir ce séminaire ?

Il est important que le lieu que vous recherchez soit cohérent avec la philosophie de votre entreprise et l’ambition de votre réunion. Pourquoi choisir une salle austère et sombre alors que votre entreprise est innovante et en pleine croissance ? Sélectionnez un environnement à la hauteur de vos ambitions ! Comet Meetings vous propose 14 salles de réunions à la lumière du jour et adaptées aux nouveaux modes de travail. N’hésitez pas à visiter ce nouvel espace dès son ouverture en septembre.

4. Est-ce que le programme laisse suffisamment d’espaces pour des moments de rencontre et de discussion informelles ?

Les réunions sont le moment propice à la réflexion de groupe mais bien souvent les partenaires n‘ont pas l’occasion de se retrouver de manière informelle. A vous de donner l’opportunité à vos participants de se réunir autrement en allongeant les temps de pause par exemple. Ces petites attentions favoriseront la cohésion d’équipe et les résultats de ces journées intensives ne peuvent être que meilleurs.

5. Est-ce que mon menu est assez varié et équilibré tout en répondant aux exigences alimentaires spécifiques ?

Les régimes alimentaires aujourd’hui sont divers et tous plus complexes les uns que les autres. Il serait tout de même dommage que l’un de vos participants soit privé de déjeuner parce qu’il/elle est intolérant au gluten, allergique aux arachides ou qu’il/elle ne mange pas de viande ! Pour éviter un tel incident, une étape de l’organisation de réunion consiste à s’informer auprès de vos participants de leurs exigences alimentaires ainsi que de la composition des repas de votre espace hôte. Notre partenaire Marguereat par exemple, travaille exclusivement avec des produits frais fournis par des producteurs locaux (de Picardie notamment) et travaillant avec des méthodes respectueuses de l’environnement.

Dans votre organisation de réunion, privilégiez les plats légers, riches en nutriments essentiels à la concentration afin que vos collègues reprennent leur journée dans les meilleures conditions.

6. Ai-je bien anticipé et spécifié les bons outils technologiques ? Sont-ils assez faciles d’utilisation et accessibles aux participants ?

L’inconvénient des outils technologiques est que bien souvent personne ne sait comment s’en servir. Pour prévenir les frustrations et les mauvaises surprises le jour J, prenez le temps au cours de l’organisation de votre réunion pour tester les équipements ou opter pour des solutions intuitives, accessibles et simples. Cela constituera un gain de temps considérable qui ravira tous vos participants (vous pouvez lire cet article pour plus d’information).

7. Est-ce que les espaces d’ateliers sont suffisamment équipés pour permettre aux participants de communiquer et partager leurs idées de manière fluide et sans efforts ?

Les ateliers doivent permettre à vos participants de laisser s’exprimer leur créativité. Pour cela, il est indispensable de cibler un espace adéquat où ils pourront cocréer autour d’un sujet donné. L’environnement, l’espace disponible, l’équipement, les outils sont autant d’éléments à prendre en compte quand vous organisez votre réunion.

8. Le mobilier est-il ergonomique et peut-il garantir le confort de chacun pendant toute la durée de la rencontre ?

Il n’y a rien de pire lors d’une journée de séminaire que des chaises inconfortables. Evitez cet écueil classique en privilégiant des lieux avec un équipement adapté et sélectionné avec soin.

9. Comment puis-je rendre cette réunion plus productive ? Est-ce que la disposition des salles correspond aux objectifs du programme ?

La gestion de plusieurs activités et objectifs constitue l’une des raisons principales du manque de productivité. Quand vous organisez votre réunion, assurez-vous qu’elle ne traite que d’un sujet central sur lequel vos participants pourront se concentrer. En pensant bien faire, on a souvent tendance à vouloir traiter de diverses activités. Or, cela nuit à la richesse de l’échange qui reste superficiel.

Si vous êtes amenés à traiter des sujets divers, veillez à ce que les salles et leurs dispositions reflètent ces objectifs, à savoir : des salles réservées aux ateliers, des zones plus informelles, des espaces plus confidentiels pour prendre du recul, des espaces en îlots ou en théâtre, (pour plus d’informations vous pouvez lire cet article)

10. Est-ce que l’intégralité des besoins des participants a été prise en compte ; pas seulement durant la rencontre mais en amont de l’organisation de la réunion jusqu’à la fin (avant, pendant et après) ?

Vous aurez réussi l’organisation de votre réunion si vous constatez que les attentes de vos participants ont été prises en compte du début à la fin de la journée de séminaire. Avez-vous pensé au transport de vos collègues ? Sur quelle note se termine cette journée intensive ? Ne laissez pas repartir vos convives avec un goût amer : en pensant leur expérience dans les moindres détails, vous serez en mesure de leur faire passer une journée mémorable – vos collègues vous remercieront.

 

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